Coordonnateur administratif ou Coordonnatrice administrative - déboursés

Milieu de travail

Relevant de la Direction des finances et des infrastructures, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (grand livre) et de la préparation des rapports et états financiers.

Rôle et responsabilités

Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative - déboursés effectue des travaux techniques liés à la gestion des déboursés. La personne titulaire de l’emploi agit à titre de personne-ressource auprès des membres de l’équipe, effectue la planification du travail nécessaire au maintien des opérations courantes des déboursés et coordonne les activités relatives à la gestion des dossiers fournisseurs.

*PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :*

Assure la coordination efficace des activités des opérations techniques des déboursés et agit comme personne-ressource opérationnelles auprès des membres de l'équipe des déboursés:

Élabore un échéancier de travail hebdomadaire et mensuel reliés aux diverses opérations techniques sous sa responsabilité et dans le respect des échéanciers établis.

Élabore un calendrier annuel des activités et le tient à jour.

Rappelle les échéanciers particuliers et effectue les suivis à cet effet.

S’assure de la conformité et de la qualité du travail effectué par les membres de l’équipe ainsi que du service à la clientèle.

Forme, conseille et assiste les membres de l’équipe sur les processus et les méthodes de travail.

S’assure de l’émission, de la vérification, de l’approbation et de l’expédition hebdomadaire des paiements aux fournisseurs.

Effectue l’analyse et la comptabilisation des courus de fin d’année relativement à la préparation des états financiers annuels et fournit aux vérificateurs externes les informations demandées lors des audits statutaires ou des mandats spéciaux.

Procède aux analyses de comptes en vue de la préparation des états financiers annuels et trimestriels. Identifie et corrige toutes anomalies et irrégularités selon les principes comptables et les règles financières des universités.

Collabore avec les autres membres du service de la comptabilité et de la trésorerie afin d’améliorer les processus internes relatifs à la production de l’information financière et participe au processus de rapport financier trimestriel.

S’assure du suivi des demandes de transferts bancaires, des remises et des crédits de taxes dans les comptes appropriés ainsi que de l’émission des feuillets fiscaux reliés aux petits fournisseurs.

Coordonne le transfert de données aux systèmes financiers de HEC Montréal (passerelles comptables).

En collaboration avec son supérieur, développe, met à jour et documente les politiques, les directives et les processus de travail relatifs à la gestion des déboursés selon les règles établies de HEC Montréal.

Identifie les zones d’inefficience et implante des solutions à long terme permettant d’améliorer les processus.

Collabore avec différents partenaires d’affaires au sein de l’École en cas de projets spéciaux.

Contribue au développement des technologies de l’information de son secteur d’activités :

Agit comme acteur du changement au sein de son équipe et favorise l’utilisation et l’implantation de nouvelles technologies.

Évalue les procédures actuelles et étudie les fonctionnalités non exploitées du système afin d’identifier les façons d’intégrer de nouvelles procédures.

Participe activement aux activités d’implantation et de mise à jour du système de gestion intégré.

Assure des relations étroites auprès des différentes unités de HEC Montréal afin d’optimiser la gestion et la compréhension de la comptabilité.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, option comptabilité et un minimum de six années d’expérience de travail pertinente

Bonne connaissance des principes financiers et des applications informatiques

Très bonne connaissance des exigences du ministère de l’Enseignement supérieur

Très bonne connaissance des lois fiscales et comptables du secteur public et parapublic

Connaissance de la comptabilité par fonds

Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite

Aptitudes pour la coordination et le travail d’équipe

• Leadership et autonomie

Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client) et dans les communications orales et écrites

Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies

Esprit de synthèse, capacité d’analyse et habileté pour la résolution de problèmes

Capacité de travailler avec un minimum de supervision

Avantages

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.