Adjointe administrative au service des loisirs, culture et vie communautaire

La Ville de Mont-Joli, au carrefour des régions du Bas-Saint-Laurent et de la Gaspésie, joue le rôle de ville à caractère de centralité sur le territoire de la Municipalité régionale de comté de La Mitis.

Elle concentre des établissements d’envergure régionale et sous-régionale qui desservent la population de son secteur immédiat et celle d’autres régions de l’Est du Québec.

La Ville est à la recherche d’une personne responsable pour assumer les fonctions d’adjoint ou d’adjointe administratif au service des loisirs, culture et communautaire.

La personne titulaire du poste assure un soutien administratif et opérationnel au Service des loisirs. Elle effectue les recherches, la rédaction, la mise à jour et la mise en page de documents administratifs et de communication pour les loisirs, en collaboration avec le Service des communications. Elle gère le courrier, les dossiers, les suivis décisionnels et répond aux demandes relevant de sa compétence conformément aux politiques en vigueur. Elle collabore à la gestion des calendriers et des réservations, à l’inscription des citoyens aux activités et à la tenue de statistiques. Elle participe aux opérations financières du service, incluant les bons de commande, la facturation, les comptes à recevoir et la saisie préliminaire de la paie. Elle assure l’accueil du public, la gestion des appels et l’orientation des plaintes. Enfin, elle contribue à l’organisation des réunions et à l’amélioration continue du fonctionnement du service.

Le quotidien

• Participer aux différentes opérations reliées à la gestion du service des loisirs. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes ressources et remplit les formulaires administratifs requis;
• Prendre des notes, mettre à jour divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectuer la mise en page des documents divers relatif au service des loisirs et ses communications et en vérifier l’orthographe, la grammaire et la forme visuelle;
• Informer le service des communications des échéances des communications attendus du service selon le calendrier des évènements et participer à la création de certains visuels;
• Prendre connaissance du courrier et trier en fonction des priorités. Préparer les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répondre aux demandes relevant de sa compétence. Rédiger des projets de réponses et certaines convocations à des rencontres. Noter la suite à donner et effectuer le suivi des dossiers;
• A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, de règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur à la Ville et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient l’information sur des sujets variés et complexes;
• Collaborer à la bonne marche du service en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités du service tout en contribuant aux réunions départementales ainsi qu’à la mise à jour des données afférentes à son service;
• Effectuer le suivi des décisions prises par son supérieur et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation en collaboration avec les parties prenantes du service;
• Prendre les dispositions relatives aux calendriers de réservation de tous genre (équipement, infrastructure). À cette fin, tient à jour l’agenda des réservations et des contrats y étant associés;
• Procède à l’inscription des citoyens aux activités du service et tient un registre de statistiques de participations aux activités;
• Préparation des bons de commandes de son service;
• Procéder à la saisie des factures au système informatiques approprié, à la facturation ainsi qu’à la participation de la gestion des comptes à recevoir;
• Effectuer la saisie préliminaire de la paie;
• Effectuer la gestion des appels téléphoniques et donner des renseignements. Accueillir les visiteurs, s’informer de l’objet de l’entretien et préparer les documents nécessaires;
• Orienter les demandes de plaintes ceux dont le problème pouvant-être réglé par une autre autorité et fixer des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec son supérieur;
• Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires;
• Assumer la responsabilité du système de classement et appliquer la procédure d’archivage. Effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion;
• Utiliser les logiciels en usage. Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;
• Utiliser divers appareils tels que système informatisé de traitement de l’information, serveur informatique, outils de calcul, outils d’impression et de numérisation, télécopieur, etc.
• Voir à la préparation, à la vérification et à la compilation de données nécessaires à la rédaction de rapport statistique.

Note : La liste des responsabilités énumérées ci-dessus reflète les éléments caractéristiques du poste et ne doit pas être considérée comme une liste exhaustive de toutes les exigences occupationnelles liées au poste.

Exigences

• Diplôme d’études professionnelles ou attestation d’études collégiales en bureautique ou scolarité équivalente, avec une spécialisation en bureautique et création documentaire.
• Connaissance avancée de l’ensemble des logiciels de la suite Office et des suites de création documentaire (Canva, Indesign);
• Connaissance avancée des technologies de communication;
• Connaissance de rédaction administrative et création documentaire et visuelle;
• Bonne connaissance du français parlé et écrit;
• Entregent et facile de contact avec le public;
• Bonne capacité de concentration;
• Très bonne capacité d’innovation et de sens citoyen;
• Faire preuve d’une bonne capacité de synthèse;
• Bonne connaissance en informatique (suite Office, PG AccèsCité);
• Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée
• La durée du contrat : 16 mois

Avantages

• Congés payés
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée
• Question(s) de présélection:
• Maitrise avancé de Canva

Formation

• DEP/ AEC ou Certificat (Obligatoire)

Expérience

• Soutien administratif: 2 ans (Obligatoire)
• Disposition à se déplacer:
• 25 % (Souhaité)
• Lieu du poste : En présentiel