Coordonnateur des affaires étudiantes administratives

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Sous la direction du superviseur immédiat, fournit un soutien administratif et secrétarial pour les activités administratives et les affaires étudiantes. Participe à l'assurance du bon fonctionnement des opérations de l'unité. Responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agit comme ressource pour les politiques et procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la graduation. Conseille les étudiants et résout les problèmes en relation avec leurs dossiers. Édite les documents pour la grammaire et l'exactitude. Gère les comptes de l'unité.

Principales tâches et responsabilités

• Participe à l'assurance du bon fonctionnement de l'unité. Recueille et présente des informations factuelles relatives à la zone de responsabilité, et recommande des changements procéduraux pour améliorer le fonctionnement efficace de l'unité. Collabore avec le superviseur et les autres membres du personnel pour établir les priorités de travail. Suit les décisions du superviseur et s'assure de leur mise en œuvre appropriée.
• Reçoit et fournit des informations détaillées et des explications aux étudiants. Contrôle l'inscription aux cours. Participe à l'organisation des admissions et des inscriptions. Prépare, examine et vérifie les dossiers d'admission et d'inscription liés aux cours et aux programmes. Complète et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programme, l'inscription interdépartementale ou interuniversitaire, et les programmes de résidence et de stage.
• Conseille les étudiants en relation avec leurs dossiers. Résout les problèmes. S'assure de l'application des réglementations académiques et des délais. Selon les besoins de l'unité, prépare les rotations de résidence et d'autres étudiants.
• Produit des rapports et des statistiques. Prend des notes et tape divers documents tels que la correspondance, les rapports, les mémos, etc. Met à jour, prépare et coordonne la publication de documents tels que les brochures publicitaires, les manuels départementaux et les rapports annuels, y compris la maintenance et la mise à jour des pages web. Rédige de la correspondance et d'autres documents de nature complexe. Formate les documents et les édite pour la grammaire, l'orthographe et l'exactitude. Signe certains documents. Maintenez l'agenda du superviseur. Prépare les rendez-vous, rappelle au superviseur les rendez-vous et organise l'emploi du temps selon les priorités.
• Planifie des réunions, contacte les participants et réserve des salles de réunion. Assiste à la préparation de l'ordre du jour. Participe aux réunions, prend des notes et suit les décisions dans la zone de responsabilité.
• Utilise une variété de logiciels. Maintenez les systèmes d'information informatisés et participe à leur développement pour améliorer l'efficacité au sein de l'unité.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus est représentative et n'est pas une liste complète et détaillée des tâches qui peuvent être effectuées par un employé dont le poste a été adapté à cette description de poste générique.

Autres compétences et/ou aptitudes requises:

Le candidat à ce poste doit être axé sur le client et orienté vers le service, avec un haut niveau de tact, de diplomatie, de professionnalisme, et une capacité prouvée à établir des relations productives avec le personnel et les résidents. Capacité démontrée à écouter et à aider les résidents avec les problèmes. Capacité démontrée à travailler de manière indépendante et en équipe. Forte attention aux détails et capacité démontrée à relire et à éditer la correspondance et d'autres matériaux en utilisant l'orthographe, la grammaire et la ponctuation appropriées. Discrétion dans le traitement des informations confidentielles. Capacité à bien performer sous pression. Capacité à travailler dans un environnement PC en utilisant des bases de données spécialisées, le traitement de texte, les feuilles de calcul, les logiciels de présentation, l'e-mail, la maintenance web. Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais à la fois verbalement et par écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau #4 sur une échelle de 0 à 4.

Autres informations: des tests peuvent être administrés

Éducation et expérience minimales: DEP - Systèmes de bureau 4 ans d'expérience liée / DEP - Études secrétariales

Salaire horaire

• (Niveau MUNACA G) $31,19 - $38,65
• Heures par semaine:
• 33,75 (temps plein)
• Superviseur:
• Officier des admissions
• Date de fin du poste (si applicable):
• ... à postuler:
• 2026-08-06

L'Université McGill embauche sur la base du mérite et est fortement engagée dans l'équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons les candidatures de personnes racialisées/membres des minorités visibles, de femmes, de personnes autochtones, de personnes handicapées, de minorités ethniques, et de personnes de minorités d'orientation sexuelle et d'identité de genre, ainsi que de tous les candidats qualifiés ayant les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager productivement avec des communautés diversifiées. McGill met en œuvre un programme d'équité d'emploi et encourage les membres des groupes désignés à s'auto-identifier. Les personnes handicapées qui anticipent avoir besoin d'accommodations pour toute partie du processus de candidature peuvent contacter, en toute confidentialité, *accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.