Adjoint(e) administratif(ve) / Assistante administrative

JLL soutient le Tout Vous, personnellement et professionnellement.

Nos employés chez JLL façonnent l'avenir de l'immobilier pour un monde meilleur en combinant des services de classe mondiale, des conseils stratégiques et des solutions technologiques à nos clients. Nous nous engageons à embaucher les meilleurs talents de notre secteur et à les soutenir par le biais de la croissance professionnelle, de la flexibilité et de prestations personnalisées pour gérer la vie à l'intérieur et à l'extérieur du travail. Que vous ayez une expérience approfondie en immobilier commercial, en métiers spécialisés et en technologie, ou que vous souhaitiez appliquer votre expérience pertinente à une nouvelle industrie, nous vous donnons les moyens de façonner un avenir plus prometteur afin que vous puissiez prospérer professionnellement et personnellement.

JLL vous donne les moyens de façonner un avenir plus prometteur.

Chez JLL, nos équipes façonnent l'avenir de l'immobilier afin de créer un monde meilleur en combinant des services de classe mondiale, du conseil stratégique et des solutions technologiques pour nos clients. Nous nous engageons à recruter les meilleurs talents et à leur offrir les moyens de s'épanouir, de développer des carrières significatives et de trouver leur place au sein de notre organisation. Que vous possédiez une solide expérience en immobilier commercial, dans les métiers spécialisés ou en technologie, ou que vous souhaitiez transposer votre expertise vers une nouvelle industrie, rejoignez notre équipe pour contribuer ensemble à façonner un avenir prometteur.

Adjoint(e) administratif(ve) – JLL

En quoi consiste ce poste : Rejoignez notre équipe passionnée du Centre Eaton de Montréal, Place Montréal Trust & Le 1500 dans un environnement dynamique et en constante évolution, situé au cœur du centre-ville de Montréal. En tant qu'adjoint(e) administratif(ve), vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien de nos opérations de location spécialisée en gérant les demandes des locataires, en coordonnant les visites de propriétés et en assurant des processus administratifs fluides. Ce poste vous offre l'opportunité de contribuer directement au succès des locations de JLL tout en profitant des avantages de notre emplacement central avec accès direct à la station de métro McGill, au REM et à des événements et activités tout au long de l'année.

À quoi ressemblera votre quotidien :

Accueillir et assister les visiteurs au bureau d'administration des propriétés, répondre à leurs questions et leur donner les directives nécessaires

Soutenir l'équipe de location spécialisée dans les opérations quotidiennes, incluant la préparation des contrats de location, la collecte d'informations sur les locataires et l'organisation des visites

Répondre avec précision et rapidité aux appels et courriels des locataires potentiels en fournissant des informations détaillées sur les disponibilités, les prix et les conditions de location

Coordonner et planifier les visites de propriétés en collaboration avec les locataires potentiels et les membres de l'équipe

Préparer la documentation pour les vérifications des antécédents des locataires, incluant les demandes de crédit et de références

Effectuer des tâches administratives telles que la gestion des dossiers des locataires, la saisie de données et la préparation de rapports

Collaborer avec les autres départements pour assurer une coordination efficace des activités de location et soutenir les événements de location spécialisés

Qualifications requises

Diplôme d'études secondaires ou diplôme d'études collégiales (DEC) en secrétariat ou bureautique

Cinq années ou plus d'expérience en secrétariat ou en administration

Maîtrise requise du français et de l'anglais* (écrit et parlé) avec de solides compétences en rédaction d'affaires

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word et Excel) ainsi que d'Office 365

Capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches simultanément et à gérer diverses responsabilités dans un environnement dynamique

Solides compétences en organisation et en priorisation avec une approche méthodique et axée sur les détails

Capacité à performer sous pression et à respecter des délais serrés

Qualifications préférées

Joueur d'équipe extraverti avec de solides compétences interpersonnelles et en communication

Expérience en gestion immobilière ou en administration de location

• Esprit d'initiative avec des capacités de résolution de problèmes
• Orientation service client avec attitude professionnelle
• Adaptabilité aux priorités changeantes dans un environnement de travail dynamique
• Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)
• Assistante administrative – JLL
• En quoi consiste ce poste :

Rejoignez notre équipe passionnée du Centre Eaton de Montréal, Place Montréal Trust & Le 1500 dans un environnement dynamique et en constante évolution, situé au cœur du centre-ville de Montréal. En tant qu'assistante administrative, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien de nos opérations de location spécialisée en gérant les demandes des locataires, en coordonnant les visites de propriétés et en assurant des processus administratifs fluides. Ce poste vous offre l'opportunité de contribuer directement au succès des locations de JLL tout en profitant des avantages de notre emplacement central avec accès direct à la station de métro McGill, au REM et à des événements et activités tout au long de l'année.

À quoi ressemblera votre quotidien :

Accueillir et assister les visiteurs au bureau d'administration des propriétés, répondre à leurs questions et leur donner les directives nécessaires

Soutenir l'équipe de location spécialisée dans les opérations quotidiennes, incluant la préparation des contrats de location, la collecte d'informations sur les locataires et l'organisation des visites

Répondre avec précision et rapidité aux appels et courriels des locataires potentiels en fournissant des informations détaillées sur les disponibilités, les prix et les conditions de location

Coordonner et planifier les visites de propriétés en collaboration avec les locataires potentiels et les membres de l'équipe

Préparer la documentation pour les vérifications des antécédents des locataires, incluant les demandes de crédit et de références

Effectuer des tâches administratives telles que la gestion des dossiers des locataires, la saisie de données et la préparation de rapports

Collaborer avec les autres départements pour assurer une coordination efficace des activités de location et soutenir les événements de location spécialisés

Qualifications requises

Diplôme d'études secondaires ou diplôme d'études collégiales (DEC) en secrétariat ou bureautique

Cinq années ou plus d'expérience en secrétariat ou en administration

Maîtrise requise du français et de l'anglais* (écrit et parlé) avec de solides compétences en rédaction d'affaires

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word et Excel) ainsi que d'Office 365

Capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches simultanément et à gérer diverses responsabilités dans un environnement dynamique

Solides compétences en organisation et en priorisation avec une approche méthodique et axée sur les détails

Capacité à performer sous pression et à respecter des délais serrés

Qualifications préférées

Joueur d'équipe extraverti avec de solides compétences interpersonnelles et en communication

Expérience en gestion immobilière ou en administration de location

• Esprit d'initiative avec des capacités de résolution de problèmes
• Orientation service client avec attitude professionnelle
• Adaptabilité aux priorités changeantes dans un environnement de travail dynamique
• Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)

Si cette description de poste vous parle, nous vous encourageons à postuler même si vous ne remplissez pas toutes les qualifications ci-dessous. Nous sommes intéressés à vous connaître et à ce que vous apportez à la table !

Prestations personnalisées qui soutiennent le bien-être personnel et la croissance : JLL reconnaît l'impact que peut avoir le lieu de travail sur votre bien-être, c'est pourquoi nous offrons une culture de soutien et un forfait de prestations complet qui priorise la santé mentale, physique et émotionnelle.

À propos de JLL –

Nous sommes JLL : une firme de services professionnels et de gestion d'actifs spécialisée en immobilier. Nous avons des opérations dans plus de 80 pays et une main-d'œuvre de plus de 102 000 personnes dans le monde entier qui aident les propriétaires, les occupants et les investisseurs immobiliers à réaliser leurs ambitions commerciales. En tant que société Fortune 500 mondiale, nous avons également une responsabilité inhérente de promouvoir la durabilité et la responsabilité sociale des entreprises. C'est pourquoi nous nous engageons à notre mission de façonner l'avenir de l'immobilier pour un monde meilleur. Nous utilisons les technologies les plus avancées pour créer des opportunités gratifiantes, des espaces incroyables et des solutions immobilières durables.