Coordonnateur(trice) immobilier, Dorval

Realterm est un opérateur immobilier dont les employés ont une réputation de capitaliser sur des insights durables concernant l'offre et la demande de biens immobiliers à travers la chaîne d'approvisionnement mondiale. Realterm cherche à construire et investir dans des plateformes d'affaires à valeur ajoutée qui ont une position propriétaire sur leurs marchés, à trouver des investissements avec des dynamiques favorables offre/demande et à porter une attention intense sur les résultats opérationnels.

Realterm offre plusieurs domaines de carrière tels que la comptabilité, la gestion d'actifs, les marchés financiers et les relations avec les investisseurs, la construction, les finances, les investissements, la location et la gestion immobilière qui rendent le travail ici unique, stimulant et gratifiant. Avec des bureaux à Amsterdam, Annapolis, Baltimore, Chicago, Francfort, Houston, Los Angeles, Montréal, New York, Singapour et Sydney, vous êtes en mesure de faire avancer votre carrière là où vous le souhaitez.

Une carrière chez Realterm vous permet de prospérer dans un environnement de travail dynamique et à grande échelle. Profitez de travailler dans un environnement collaboratif avec des collègues bienveillants où vous serez défié à grandir et à être à votre meilleur tous les jours. Nous offrons à nos employés un paquetage de avantages compétitifs et complets. Si vous cherchez une carrière gratifiante dans l'immobilier commercial de private equity, postulez dès aujourd'hui.

Résumé

Fournir une assistance aux gestionnaires immobiliers de Realterm pour toutes les opérations afin d'atteindre les objectifs financiers et opérationnels des propriétés du portefeuille canadien.

Fonctions et responsabilités essentielles

• Préparer, gérer et suivre les contrats de service, de projet, de construction et les bons de commande
• Aider à préparer les demandes de propositions pour les différents services nécessaires à la propriété
• Travailler avec les gestionnaires immobiliers sur les tâches administratives pour les améliorations de locataires, les déménagements et les projets de capital
• Aider à enregistrer les inspections de propriétés
• Établir et maintenir des relations positives avec les locataires, les fournisseurs et les entrepreneurs
• Aider à traiter les plaintes des locataires, les transmettre aux fournisseurs et suivre les performances
• Effectuer une première révision et le codage des factures des fournisseurs
• Préparer et suivre les factures d'utilité à facturer aux locataires
• Effectuer le processus de transfert d'utilité en relation avec les acquisitions/dispositions et l'activité des locataires
• Soutenir le département dans la recherche et le suivi des comptes à payer
• Aider à la préparation des rapports de propriétaire, des analyses de variance et des budgets opérationnels
• Configurer de nouveaux comptes auprès des fournisseurs d'utilité
• S'assurer que les fournisseurs et les locataires respectent les exigences d'assurance
• Aider à la maintenance et au suivi des certificats d'assurance
• Gérer la base de données des informations des locataires et des fournisseurs, y compris les enregistrements de stationnement
• Développer et maintenir des livres d'information de gestion pour chaque propriété
• Maintenir l'organisation des dossiers du département et des dossiers de construction, y compris les contrats, les approbations, la vérification des assurances, les offres de construction et les libérations
• Maintenir et diriger les efforts administratifs de yardi elevate, y compris mais sans s'y limiter, la saisie et le suivi des tickets de service entrés dans le système de commandes de travail
• Maintenir les listes de contacts des bâtiments et les listes de contacts d'urgence pour chaque propriété
• Aider à préparer les plans de réponse aux urgences, si nécessaire, dans le portefeuille canadien
• Surveiller l'état des inspections et des certifications d'équipements et travailler avec les gestionnaires immobiliers pour les compléter
• Aider les gestionnaires immobiliers avec le processus de transition d'acquisition et de disposition de propriétés
• Aider le directeur de la gestion immobilière avec le soutien administratif et la mise en œuvre des initiatives à l'échelle du département, y compris mais sans s'y limiter, la gestion et le suivi des procédures opérationnelles standard (SOP) à l'échelle du département
• Effectuer des projets de recherche ad hoc spéciaux.
• Agir comme réceptionniste/accueil lorsque le responsable est absent ou éloigné de son bureau. Les fonctions incluent la gestion des appels téléphoniques et des correspondances de bureau, y compris les e-mails, l'accueil des clients et du personnel de livraison, la commande de fournitures et de nourriture, et l'exécution des services administratifs, selon les besoins

Compétences

• Responsabilité
• Caractère, confiance, intégrité
• Planification, prise de décision et initiative
• Développement et apprentissage
• Collaboration, communication et travail d'équipe

Qualifications

• Maîtrise des logiciels Microsoft Office.
• Expérience avec Yardi, un atout.
• Exige des compétences de communication verbale et écrite solides et des compétences d'organisation et de résolution de problèmes efficaces. Autonome avec la capacité de résoudre des problèmes. Doit également être capable de maintenir une attitude abordable, amicale et de travailler avec des priorités et des exigences concurrentes.
• Doit également être capable de développer des relations de travail efficaces avec le personnel, les propriétaires, les locataires et les fournisseurs.
• Doit être organisé et orienté vers les tâches, capable de travailler dans un environnement d'équipe à rythme rapide avec plusieurs échéances, et s'adapter rapidement aux changements de priorités
• Capacité à rédiger et à écrire des notes détaillées, à fournir des communications aux locataires et aux fournisseurs, et à aider à préparer des rapports et des présentations de manière claire et concise
• Orienté vers les détails avec la capacité de transmettre des informations oralement et par écrit de manière claire et concise
• Éducation et/ou expérience
• Minimum (1) un à (2) deux ans d'expérience en tant qu'assistant pour le personnel de gestion immobilière et des responsabilités supplémentaires de soutien administratif.
• Des cours techniques et/ou collégiaux dans le domaine de l'immobilier ou de la comptabilité immobilière sont utiles.

Un diplôme d'études secondaires ou une combinaison équivalente d'éducation, de formation et d'expérience supplémentaire est requis, ainsi que la facilité et la maîtrise du travail avec les chiffres.

Environnement de travail

Le poste travaillera dans un environnement de bureau général et peut nécessiter des déplacements, jusqu'à 10% du temps annuellement, vers des bureaux distants en fonction des besoins organisationnels/entreprise.

Exigences physiques

Doit être capable de rester dans une position stationnaire pendant la majeure partie de la journée de travail, assis à un bureau, en opérant constamment un ordinateur. La personne occupant ce poste doit être capable d'accéder aux armoires à fichiers et aux machines de bureau (y compris un ordinateur, une photocopieuse et une machine à fax). Peut être amené à soulever des boîtes pesant jusqu'à 10 livres.

Realterm priorise, embrasse et valorise les environnements sûrs, inclusifs et collaboratifs et s'engage à construire intentionnellement un lieu de travail où nos employés peuvent réussir. Les employés éligibles à temps plein peuvent participer à notre programme de avantages robuste qui comprend les soins de santé (couverture individuelle et familiale disponible), un plan de retraite avec des contributions correspondantes, des congés payés, des congés de bénévolat, des avantages de bien-être et de mode de vie et plus. Plus d'informations concernant les avantages et la rémunération totale seront fournies pendant le processus d'embauche.

Realterm est un employeur qui respecte l'égalité des chances, car nous valorisons et respectons la diversité. Nous encourageons la diversité des idées, des opinions, des expériences et des identités. Nous ne discriminons pas dans nos pratiques d'emploi en fonction des classes protégées, y compris la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'âge, le handicap ou les informations génétiques.