Agent(e) de soutien administratif(ve)

Sous l’autorité de la directrice générale, le titulaire du poste soutient le Forum des jeunes dans la réalisation de différentes activités administratives. À cet effet, elle collabore à la planification et à la réalisation des activités, notamment en assurant un soutien aux volets comptable et communications.

Le poste est offert à temps partiel à l'automne 2026 afin de permettre une intégration progressive. Les responsabilités seront ajoutées graduellement, en fonction du transfert des dossiers. Le poste deviendra à temps plein à compter de janvier 2027 , avec la prise en charge complète des responsabilités.

Ainsi, il ou elle a plus précisément à : *Volet comptabilité*

• Effectuer la tenue de livres de l’organisme, incluant la saisie des transactions.
• Traiter les factures reçues et à émettre, assurer leur suivi et leur classement.
• Saisir les opérations comptables dans le logiciel utilisé par l’organisme (factures, dépôts, virements, chèques, etc.).
• Préparer les paiements aux fournisseurs.
• Effectuer la conciliation des comptes bancaires et des dépôts (directs, Interac, chèques).
• Participer à la préparation des états financiers et de la balance de vérification.
• Toute autre tâche connexe.
• *Volet administratif*
• Gérer la boîte de courriels du Forum, recevoir et répondre aux différentes demandes des membres, notamment en ce qui a trait au traitement des demandes d’adhésion au Forum.
• Réaliser la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents d'information et de correspondances.
• Effectuer diverses tâches administratives reliées à la gestion interne (ex.: gestion d'inventaire et de matériel).
• Assurer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers (ex.: classement, épuration et conservation) et ce, selon les pratiques et règles en vigueur.
• Maintenir à jour la base de données des membres.
• Participer à l’élaboration des sondages et en faire le suivi logistique.
• Toute autre tâche connexe.
• *Volet communications et événements*
• Gestion du réseau bénévole (préparation des ordres du jour et des comptes-rendus, mise en candidatures, calendrier des entrevues, présence aux rencontres, gestion de la base de données).
• Participer à l'organisation des rencontres des bénévoles (ex.: réunions d'équipe, soirée reconnaissance bénévole, comités, formations, conférences téléphoniques, déplacements et réservations).
• Réaliser les opérations informatiques permettant la mise en page et l'envoi des infolettres bimensuelles et les infolettres spéciales.
• Effectuer les opérations informatiques permettant l'alimentation du contenu du site web du Forum des jeunes et de ses médias sociaux.
• Assurer un support technique lors des activités virtuelles.
• Gestion des mises en candidatures pour les différentes activités, événements et projet du Forum.
• Préparer et suivre les demandes de soumission pour certaines activités du Forum.

Profil et aptitudes recherchés

• Polyvalent, organisé et autonome.
• Habileté à communiquer

autant à l’oral qu’à l’écrit.

• Très bonne maîtrise du français (orthographique et grammatical).
• Bon sens du travail d’équipe et des relations interpersonnelles.
• Flexibilité et adaptation rapide.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

Atouts

• Connaissances et intérêts envers les enjeux de la fonction publique québécoise.
• Connaissance du logiciel comptable (Acomba).

*Prendre note qu’une formation sera offerte pour l’ensemble des tâches mentionnées. Les personnes nouvellement diplômées sont donc les bienvenues !*

Scolarité recherchée

Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou une attestation d’études collégiales (AEC) en administration, ou être en voie de le terminer. Toute autre combinaison de scolarité ou expérience pertinente seront considérées.

Salaire

Le salaire annuel est à discuter selon les études et en fonction des années d’expérience reconnues.

Durée du contrat : Août à décembre (15h – 20h), avec possibilité de renouvellement à temps plein (35h) à partir de janvier 2027.

Conditions de travail (août à décembre)

• Emploi non syndiqué.
• Horaire variable.
• Semaine du lundi au vendredi.
• 4 % du salaire brut perçu au cours de la période de référence.
• Jours fériés payés.
• 1,5 jours de congés mobiles.
• Prestation de travail hybride.

Conditions de travail

• *supplémentaires*
• à partir de janvier 2027 :**
• Bonification annuelle des vacances et des congés mobiles.
• Programme d’aide aux employé(e)s.
• Assurances collectives (maladie et médicament).
• Régime volontaire d'épargne-retraite (RVER) cotisé en partie par l’employeur.
• Période de mise en candidature

: En cours, entrée en poste prévue en août.