Réceptionniste et Employé de Bureau

Stella-Jones est un fabricant leader de produits d'infrastructure essentiels, axé sur le service des utilités et des chemins de fer, ainsi que sur l'approvisionnement des grandes surfaces de bricolage à domicile à travers l'Amérique du Nord. Basée à Montréal, au Canada, et cotée à la Bourse de Toronto, Stella-Jones exploite un vaste réseau d'installations qui emploie plus de 3 000 employés aux États-Unis et au Canada. Construit sur des fondations solides avec une portée côtière à côtière, nous offrons de vraies opportunités de réussite professionnelle et d'impact communautaire.

Position Summary

Nous recherchons un réceptionniste et un employé de bureau dynamique, efficace et motivé pour rejoindre notre équipe. Rapporteur au sein de l'équipe financière, le titulaire du poste jouera un rôle clé dans l'accueil des visiteurs, la gestion des appels et le maintien du fonctionnement fluide du bureau. Plus précisément, le Réceptionniste et l'Employé de Bureau seront responsables de :

Responsabilités

• Réception
• Préparation de divers envois (lettre, colis, etc.) avec les divers services (La Poste Canada, Purolator, FedEx, etc.) ;
• Être la personne responsable de la réception des courriers provenant des diverses réceptions (La Poste Canada, Purolator, FedEx, etc.) ;
• Accueillir les clients et les visiteurs et leur indiquer les instructions à suivre pour leur réunion (signer le registre, les diriger vers la bonne personne, leur offrir une boisson, etc.) ;
• Imprimer la feuille de présence pour les visiteurs
• Répondre aux demandes téléphoniques et aux courriels, transférer les appels téléphoniques et les messages aux personnes appropriées ;
• Mettre à jour la liste téléphonique (ajouter ou supprimer) ;
• Envoyer différents courriels de communication générale au bureau (anniversaires, années de service, etc.) ;
• Sauvegarder une copie et transférer les fax reçus aux personnes appropriées
• Aider à la distribution d'informations aux employés administratifs.
• Préparation de la salle de conférence avant et après les réunions, lorsque demandé ;
• Répondre aux demandes des gestionnaires dans le bureau.

Tâches de bureau

• Saisie des factures des fournisseurs dans le système informatique ;
• Vérification et suivi de la facturation des envois ;
• Demander les Certificats et Attestations de leur entreprise aux fournisseurs et mettre à jour la liste de contact des Certificats ;
• Vérification des numéros d'enregistrement de l'entreprise avec le GST et le QST sur demande ;
• Imprimer les factures arrivant par courriel chaque jour et les distribuer aux personnes concernées ;
• Toute autre tâche connexe jugée pertinente pour le poste.

Qualifications

• DEP complété dans le travail de secrétariat ou tout autre domaine jugé pertinent ;
• Diplôme d'études secondaires complété ;
• 1 à 3 ans d'expérience dans un domaine connexe, de préférence dans un environnement de fabrication ;
• Connaissances avancées de la suite de bureau ;
• Bilingue oral et écrit requis (français, anglais) afin de communiquer efficacement avec nos clients et visiteurs francophones et anglophones ;
• Orientation client ;
• Dynamique, autonome et motivé ;
• Capacité à travailler sur divers dossiers simultanément.

En tant qu'employé de Stella-Jones, vous bénéficierez d'un accès à d'excellents avantages et incitations, notamment :

• Couverture de santé et de dentaire étendue
• Assurance-vie et assurance décès et invalidité accidentelle (DIA)
• Couverture d'invalidité à court et à long terme
• Rémunération compétitive
• Programme de bonus annuel
• Programme de retraite (REER) avec une contribution généreuse de l'entreprise (150 % de la contribution de 4 % de l'employé)
• Programme d'achat d'actions de l'entreprise avec une contribution de 25 % de l'entreprise
• Opportunités de progression de carrière

Stella-Jones est une entreprise qui offre des possibilités d'emploi équitables et s'engage à la diversité et à l'inclusion dans le milieu de travail. Nous interdisons toute discrimination et toute harcèlement de quelque nature que ce soit, fondée sur la race, la couleur, le sexe, la religion, l'orientation sexuelle, l'origine nationale, le handicap, les informations génétiques, la grossesse ou toute autre caractéristique protégée, conformément aux lois fédérales, provinciales ou locales.

Cette politique s'applique à toutes les pratiques d'emploi au sein de notre organisation, y compris l'embauche, le recrutement, la promotion, la termination, le licenciement, le rappel, le congé de absence, la rémunération, les avantages, la formation et l'apprentissage.

Stella-Jones prend ses décisions d'embauche uniquement sur la base des qualifications, du mérite et des besoins de l'entreprise au moment donné.

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