Adjointe exécutive ou adjoint exécutif à la direction générale

Ce que le poste vous offre

• Contribuer à un travail qui a un impact concret sur la santé et la recherche
• Évoluer dans un environnement rigoureux, collaboratif et humain
• Participer à des projets stimulants et à l’amélioration continue

La personne titulaire fournit un soutien stratégique et administratif de haut niveau au président-directeur scientifique ainsi qu’à la vice-présidente, Développement et Administration de l’IRCM. Véritable point de convergence de la direction générale, elle assure la gestion fluide des dossiers, l’arrimage des priorités et la coordination des activités exécutives auprès des parties prenantes internes et externes. Elle veille également au suivi rigoureux des décisions et des actions qui en découlent. Ce rôle pivot exige une grande autonomie, un jugement sûr et la capacité à évoluer avec agilité dans un environnement institutionnel et scientifique complexe.

Responsabilités

• Assurer la gestion proactive de l’agenda du président-directeur scientifique (PDS), notamment l’établissement des priorités et le suivi quotidien. Cela inclut un soutien ciblé à son laboratoire de recherche (coordination, logistique et arrimage avec les activités scientifiques).
• Assurer la gestion proactive de l’agenda de la vice-présidente, Développement et Administration, notamment l’établissement des priorités et le suivi quotidien, ainsi qu’un soutien administratif et organisationnel.
• Coordonner la logistique des réunions et des instances (comité de direction, comités scientifiques, etc.) : planification, préparation de la documentation, rédaction des comptes rendus et suivi des actions.
• Agir comme point de convergence pour les dossiers de la direction en assurant le suivi des enjeux sensibles et stratégiques.
• Préparer, réviser et diffuser des communications de haut niveau (lettres officielles, correspondance, documents exécutifs).
• Coordonner l’organisation des événements institutionnels et des rencontres stratégiques.
• Contribuer à l’organisation des dossiers de la direction et à la gestion documentaire.
• Maintenir à jour les informations organisationnelles, incluant les organigrammes, listes de distribution et compositions des comités.

Ce que vous apportez

• *Exigences essentielles*
• DEC en bureautique, administration ou domaine pertinent.
• Expérience significative dans un rôle d’adjointe exécutive, d’adjoint exécutif ou de soutien à la haute direction.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit (rédaction de niveau professionnel).

Compétences recherchées

• Excellente maîtrise des outils de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook.
• Aisance avec les outils d’intelligence artificielle permettant d’optimiser les pratiques administratives.
• Capacité démontrée à gérer un agenda complexe et à prioriser dans un contexte changeant.
• Rigueur absolue, sens politique aiguisé et strict respect de la confidentialité.
• Grande autonomie, proactivité et capacité à anticiper les besoins des gestionnaires.
• Aisance dans un rôle exposé, auprès d’interlocuteurs variés (direction, chercheurs, partenaires).

Informations clés

• Horaire : Temps plein (35 h/sem)
• Type de poste : Régulier
• Présence : Sur place, avec disponibilité et flexibilité pour du télétravail occasionnel selon les besoins de la direction.
• Date limite pour postuler : 29 juillet 2026

Avantages

• 20 jours de vacances après un an
• 10 jours de congés personnels ou de maladie
• Congés additionnels durant la période des Fêtes
• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Assurances collectives
• Accès à la télémédecine pour vous et votre famille
• Programme d’aide aux personnes employées (PAE)
• Installations pour les cyclistes (stationnement sécurisé et douches)
• Emplacement accessible au cœur de Montréal
• Soumettre votre candidature

Faites parvenir votre candidature (CV) en cliquant sur « Postuler ».

Pour en savoir plus sur l’IRCM : https://www.ircm.qc.ca

Processus de sélection

Les personnes retenues seront contactées pour une entrevue. Des vérifications peuvent être effectuées selon la nature du poste.

*L’IRCM valorise l’équité, la diversité et l’inclusion. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons.**Des mesures d’accommodement peuvent être offertes, sur demande, aux personnes invitées en entrevue.*