Coordonnateur(trice) des conférences et des activités spéciales

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L’Avancement universitaire (AU) fait la promotion de McGill auprès de la communauté internationale et du public, mobilise les diplômés, les bénévoles et les amis de l’Université, et s’appuie sur les réussites de l’Université McGill en matière de collecte de fonds à l’appui des priorités de l’Université.

En vous joignant à l’AU, vous pouvez faire partie d’une équipe de professionnels dynamique, stimulante et en pleine croissance qui a une influence extraordinaire sur le monde en faisant progresser les ambitions de philanthropie et d’engagement de l’Université McGill.

Pour en savoir davantage à propos de l’AU, veuillez nous visiter à l’adresse https://www.mcgill.ca/advancement/fr/carrieres

Sous la direction du supérieur immédiat, veiller à tous les détails des activités telles que conférences, séminaires, ateliers et réunions. Organiser, répartir et vérifier le travail d’autres employés et participer à leur formation. Assurer la liaison avec la clientèle afin de déterminer les besoins. Coordonner toutes les mesures afférentes au bon fonctionnement de ces activités. Tenir des registres. Surveiller et gérer les fonds de fonctionnement ou les comptes.

Responsabilités principales

• Régler les détails d’activités comme des conférences, des séminaires, des ateliers, des réceptions et des réunions. Organiser, distribuer et vérifier le travail d’autres employés et participer à la formation de ces derniers.
• Assurer la liaison avec les clients afin de définir les exigences et de discuter des dispositions. Coordonner toutes les mesures à prendre relatives aux lieux, aux réservations de salles, aux aménagements, à la propreté, à la disponibilité du personnel, au nombre de places, au service de repas et de bar et à la location d’équipement. Préparer des articles comme des porte-noms, des listes de participants et des ordres du jour.
• Mettre à jour des dossiers relatifs aux participants admissibles ou potentiels. Obtenir des listes et d’autres données. Vérifier, organiser et examiner des données. Taper, corriger, assembler et distribuer les envois postaux. Coordonner l’éditique, l’impression et les envois postaux importants.
• Assurer la liaison avec des conférenciers. Prendre des dispositions relatives aux déplacements et aux hôtels. Établir des rapports sur les frais de déplacement pour le remboursement des conférenciers. Recevoir des documents à distribuer. Veiller à ce qu’ils soient mis en page et soumis pour publication.
• Promouvoir les installations et les services de l’Université et fournir des renseignements à leur sujet. Fournir des devis aux clients. Contacter et recruter des bénévoles pour certaines activités.
• Assister à des activités pour vérifier les dispositions prises et assurer un déroulement harmonieux. Assurer la liaison avec le personnel des installations et les fournisseurs des services faisant l’objet de contrats. Régler les problèmes qui surgissent durant les événements. Assurer la liaison avec les groupes pertinents concernant les services de sécurité et les règles de sécurité.
• Recevoir et déposer les paiements des frais. Surveiller les coûts. Vérifier l’exactitude de toutes les dépenses. Discuter des corrections à apporter aux factures pour services non satisfaisants.
• Traiter les demandes liées à l’alcool ou assurer la liaison avec les unités appropriées pour le traitement de ces demandes. Possibilité de surveiller la vente et l'achat de boissons alcooliques, y compris le contrôle des stocks et du budget.
• Faire des recommandations au superviseur concernant les nouveaux contrats ou les renouvellements avec les fournisseurs de services contractuels. Surveiller le fonctionnement des services conformément aux ententes. Vérifier l’exactitude des commissions.
• Tenir un inventaire du matériel et des fournitures liés aux activités de l’unité. Passer des commandes pour regarnir les stocks.
• Surveiller et gérer les fonds de fonctionnement et les comptes. Examiner les relevés des dépenses et des revenus. Préparer les budgets en fonction des lignes directrices. Compiler les données et préparer les rapports et les statistiques.
• Avec le logiciel de traitement de texte, préparer la correspondance et les rapports. Rédiger la correspondance et les rapports. Participer aux réunions des comités de programme et rédiger les procès-verbaux.
• Assurer la maintenance appropriée du système de classement de l’unité.
• Utiliser du matériel comme un ordinateur personnel, une imprimante, un téléphone, un télécopieur, un photocopieur, une machine à écrire, un rétroprojecteur et d’autre équipement de bureautique.
• Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et/ou aptitudes

• Sens de l’organisation manifeste et aptitude à mener plusieurs tâches de front.
• Orientation service et solides aptitudes interpersonnelles.
• Esprit d’initiative manifeste doublé d’un sens de l’organisation et d’une capacité de fixer les priorités, de mener plusieurs tâches de front et de respecter les échéances.
• Excellents jugement, discrétion et professionnalisme.
• Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels.
• Expérience dans la coordination de conférences et d’activités.
• Capacité reconnue de rédiger, de relire et de corriger des textes et des documents en appliquant les règles d’orthographe, de grammaire et de ponctuation appropriées.
• Orientation client et service, capacité manifeste de travailler avec des personnes à tous les niveaux et aptitude à faire preuve d’efficacité et de diplomatie dans les situations délicates.
• Aptitude à travailler seul et en équipe. Esprit d’initiative.
• Anglais, parlé et écrit ; français, parlé et écrit.

Informations addtionelles

• Des tests peuvent être administrés.
• Doit être disponible pour travailler sur place lors d'événements
• Doit être disponible pour travailler occasionnellement le soir ou la fin de semaine
• En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) *(si éligible)*
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) *(si éligible)*
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles
• Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

*Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.* *Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 3 sur une échelle de 0-4.* *Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer* *ici.*

Formation et expérience minimales requises

DEP - Études de secrétariat 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautiqueSalaire horaire : (AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46Heures par semaine : 33.75 (Temps plein)Superviseur :

Directeur(rice) adjoint(e) affinité et d’engagementDate de fin de l’emploi (le cas échéant) : Date limite pour postuler : 2026-07-30*L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,* *accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.*