Assistant(e) exécutif(ve) au(x) cadres supérieurs

Ce que vous aimerez

• Contribuer à des travaux qui ont un impact tangible sur la santé et la recherche
• Vous épanouir dans un environnement rigoureux, collaboratif et supportif
• Participer à des projets stimulants et à des initiatives de perfectionnement continu

Le titulaire du poste fournit un soutien stratégique et administratif de haut niveau au président et au directeur scientifique, ainsi qu'au vice-président du développement et de l'administration de l'IRCM. En tant que point central pour les cadres supérieurs, le titulaire assure le bon déroulement des affaires, l'alignement des priorités et la coordination des activités exécutives avec les parties prenantes internes et externes. Le titulaire s'assure également d'un suivi rigoureux des décisions et des actions résultantes. Ce rôle clé exige un haut degré d'autonomie, un jugement solide et la capacité de s'adapter avec agilité dans un environnement institutionnel et scientifique complexe.

Responsabilités

• Gérer de manière proactive l'emploi du temps du président et du directeur scientifique (PSD), y compris la fixation des priorités et le suivi quotidien. Cela inclut un soutien ciblé pour son laboratoire de recherche (coordination, logistique et alignement avec les activités scientifiques).
• Gérer de manière proactive l'emploi du temps du vice-président du développement et de l'administration, y compris la fixation des priorités et le suivi quotidien, ainsi que le soutien administratif et organisationnel.
• Coordonner la logistique des réunions et des organes gouvernants (comité exécutif, comités scientifiques, etc.) : planification, préparation de la documentation, rédaction des procès-verbaux et suivi des actions.
• Servir de point central de contact pour les affaires de niveau exécutif en surveillant les questions sensibles et stratégiques.
• Préparer, examiner et distribuer des communications de haut niveau (lettres officielles, correspondance, documents exécutifs).
• Coordonner l'organisation d'événements institutionnels et de réunions stratégiques.
• Contribuer à l'organisation des dossiers exécutifs et à la gestion des documents.
• Maintenir à jour les informations organisationnelles, y compris les organigrammes, les listes de diffusion et les membres des comités.

Ce que vous apportez

• *Exigences essentielles*
• DEC en administration de bureau, administration générale ou domaine connexe.
• Expérience significative dans un rôle d'assistant exécutif ou dans le soutien à la gestion supérieure.
• Maîtrise excellente du français et de l'anglais, à la fois parlés et écrits (compétences d'écriture professionnelles).

Compétences souhaitées

• Maîtrise avancée des applications Microsoft Office, en particulier Outlook.
• Facilité avec les outils d'intelligence artificielle utilisés pour optimiser les processus administratifs.
• Capacité prouvée à gérer un emploi du temps complexe et à prioriser les tâches dans un environnement dynamique.
• Attention absolue aux détails, jugement politique aigu et respect strict de la confidentialité.
• Haut degré d'autonomie, de proactivité et capacité à anticiper les besoins des managers.
• À l'aise dans un rôle de haute visibilité, en interagissant avec une variété de parties prenantes (gestion, chercheurs, partenaires).

Informations clés

• Horaire : Temps plein (35 heures/semaine)
• Type de poste : Permanent
• Lieu de travail : Présentiel, avec disponibilité et flexibilité pour un travail à distance occasionnel selon les besoins de la gestion.
• Date limite de dépôt des candidatures : 21 juillet 2026

Avantages

• 20 jours de vacances après un an
• 10 jours de congé personnel ou de maladie
• Temps supplémentaire pendant la saison des fêtes
• Régime de retraite à prestations définies (RREGOP)
• Assurance collective
• Accès à la télémédecine pour vous et votre famille
• Programme d'assistance aux employés (EAP)
• Installations pour cyclistes (stationnement sécurisé et douches)
• Emplacement accessible au cœur de Montréal
• Environnement de travail collaboratif et respectueux
• Opportunités de développement professionnel
• Soumettre votre candidature

Soumettez votre candidature (CV) en cliquant sur « Postuler ».

Pour en savoir plus sur l'IRCM : https://www.ircm.qc.ca

Processus de sélection

Les candidats retenus seront contactés pour un entretien. Des vérifications de références peuvent être effectuées selon la nature du poste.

L'IRCM valorise la diversité, l'équité et l'inclusion. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons.

Des accommodements peuvent être fournis sur demande à tout moment du processus de recrutement. Pour demander des accommodements, veuillez indiquer cela dans la section « Y a-t-il autre chose que vous souhaiteriez nous dire à votre sujet ? » du formulaire de candidature.