Directeur(trice) adjoint(e), Administration

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Sous la direction du (de la) directeur(trice) administratif(tive), le(la) directeur(trice) adjoint(e) chargé(e) de l’administration sera chargé(e) de superviser une équipe de responsables administratifs travaillant dans six centres de services administratifs (ASC). Le(la) directeur(trice) adjoint(e) chargé(e) de l’administration aura pour mission générale de diriger une équipe composée de collaborateurs des services financiers, des ressources humaines et des affaires étudiantes afin de fournir des services administratifs et d’appui à un groupe de départements qui lui sera attribué. Ce poste de direction jouera un rôle essentiel dans la prestation de services de haute qualité par l’ensemble du personnel administratif et d’appui placé sous sa supervision.

Principales responsabilités

• Apporte une expertise de haut niveau en matière de planification stratégique, de gestion financière, d’élaboration de programmes, de ressources humaines et de gestion opérationnelle au groupe de départements qui lui est attribué.
• Agit de manière autonome pour diriger le travail de son équipe. Anticipe et résout les problèmes, anime le processus décisionnel, fournit des orientations cohérentes, entretient et favorise de bonnes relations interpersonnelles avec l’ensemble du personnel, les membres du corps enseignant, les chefs de département, ainsi qu’avec les autres unités de l’université et les organisations externes.
• Gère et supervise les activités administratives des départements, des centres de recherche et des groupes au sein des centres de soutien administratif désignés. Agit en tant que conseiller principal auprès des chefs de département, avec le pouvoir délégué d’administrer et de faciliter toutes les activités administratives départementales.
• Supervise les demandes de création de nouveaux postes administratifs, la réaffectation des postes administratifs existants, les demandes de rémunération pour le recrutement administratif, les ajustements salariaux spéciaux, les heures supplémentaires, les indemnités TAWA et les paiements hors salaire de base pour les centres de soutien administratif désignés, en veillant à l’équité interne au sein des équippes.
• Communique et interagit efficacement avec ses différents supérieurs hiérarchiques et collabore avec les autres responsables, les responsables seniors et le directeur administratif afin d’identifier et de mettre en place les meilleures pratiques ainsi que des politiques et des processus standardisés. Se concerte régulièrement avec les chaires et directeurs de départements afin de planifier et de coordonner les besoins en soutien administratif de toutes les unités relevant du centre de soutien administratif désigné.
• Gère les ressources matérielles de l'unité en veillant au respect des réglementations universitaires et gouvernementales et en exerçant un contrôle budgétaire. Attribue des locaux aux enseignants, au personnel administratif et aux étudiants, et s'assure que tous les aspects logistiques sont correctement mis en place.
• Identifie les besoins en matière de systèmes d'information qui soutiennent les initiatives des centres de soutien administratif, et met en œuvre de nouvelles initiatives qui soutiennent les départements.
• Chargé de veiller à l'intégrité des processus administratifs mis en œuvre grâce à la cartographie des processus au sein des départements et unités relevant des centres de soutien administratif désignés, et de garantir leur cohérence avec les autres services de la Faculté des lettres.
• Identifie les possibilités d’amélioration et/ou d’innovation ; conçoit, met en œuvre et réalise de nouvelles initiatives visant à améliorer les services offerts aux étudiants, au corps enseignant et au personnel.
• Participe à l’ensemble des activités de planification, d’élaboration et de gestion budgétaires pour les départements et unités relevant du Centre de soutien administratif désigné.
• Gère l’élaboration des plans et programmes départementaux, notamment en apportant un soutien à la rédaction de propositions, en menant des analyses, en organisant des réunions et en négociant les conditions avec les hauts responsables de la Faculté des lettres, de l’université et d’autres entités.
• Se tient informé des nouveaux développements et des tendances en matière d’administration universitaire, notamment en ce qui concerne la planification, l’élaboration et la mise en œuvre des processus administratifs et des politiques d’accompagnement pour les départements/unités relevant des centres de soutien administratif désignées.
• Siège aux comités de département, de faculté, d’université et autres, selon les besoins.
• Assure le remplacement des agents administratifs au sein des centres de soutien administratif.
• Effectue d’autres tâches à l’appui des centres de soutien administratif.
• Autres compétences et/ou aptitudes requises :

Expérience avérée dans des environnements universitaires et professionnels, idéalement avec une expérience démontrée dans la gestion de projets de changement et dans l’encadrement de personnel en milieu universitaire. Solides compétences en matière de gestion, de leadership, d’écoute active et de communication (orale et écrite), associées à une attitude positive et à un réel plaisir à voir l’équipe réussir. Capacité à communiquer clairement, de manière ferme, encourageante et diplomatique, tout en gardant son sang-froid sous pression. Capacité à analyser des questions complexes et à résoudre des problèmes. Expérience en gestion de projet et en consolidation d’équipe. Solides connaissances et expérience en matière de gestion budgétaire et d’analyse financière. Capacité avérée à diriger, encadrer, soutenir et motiver des collaborateurs possédant des connaissances avancées dans leurs domaines respectifs, et à travailler activement avec eux pour favoriser leur développement de carrière. Capacité avancée à rassembler des groupes et à favoriser la collaboration transversale. Expérience avérée en tant qu’agent du changement et champion au sein d’un environnement organisationnel et multiculturel. Capacité à établir des priorités et capacité avérée à gérer plusieurs projets avec des échéances spécifiques, en fixant des objectifs clairs et en mettant en œuvre des mesures pour les atteindre. Expérience avérée de travail dans un environnement informatisé utilisant des logiciels de traitement de texte, de bases de données, de tableurs et de présentation. Une expérience avec Workday constitue un atout majeur.

En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) *(si éligible)*
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) *(si éligible)*
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles
• Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

*Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.* *Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.* *Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer* *ici.*

Formation et expérience minimales requises

• Baccalauréat 5 ans Expérience pertinente /Salaire annuel :
• (MPEX – Classe 07) $92,150.00 - $115,190.00 - $138,230.00Profil d'emploi:

MPEX-ADM3A - Administration générale – Professionnel chevronné/gestionnaireHeures par semaine : 33.75 (Temps plein)Superviseur : Directeur, AdministrationDate de fin de l’emploi (le cas échéant) : 2027-06-20Date limite pour postuler : 2026-07-31*L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,* *accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.*