Administrateur(trice) du Bureau / Office Administrator

**Version anglaise ci-dessous / English version below À propos d’Advanced Brewing Systems**

Advanced Brewing Systems est un fournisseur canadien d’équipements spécialisés pour le café et les boissons, offrant des machines espresso commerciales, des moulins, des systèmes de filtration et un soutien technique aux cafés, restaurants, bureaux et entreprises du secteur de l’hôtellerie. Nous combinons expertise technique et service à la clientèle pratique, en proposant la vente d’équipements, l’installation, l’entretien et la formation. Notre équipe travaille étroitement avec les clients afin d’assurer une performance fiable et une qualité de café exceptionnelle. Avec un environnement de salle de démonstration dynamique et une présence active sur le terrain, nous sommes fiers d’offrir à la fois une solide connaissance des produits et un service personnalisé.

Nous sommes à la recherche d’un(e) Administrateur(trice) de bureau permanent(e) à temps partiel fiable, très organisé(e) et doté(e) d’un excellent souci du détail pour se joindre à notre équipe. Ce poste consiste à soutenir les activités administratives quotidiennes du bureau tout en contribuant à la coordination efficace de notre département de service.

À titre d’Administrateur(trice) de bureau, vous serez responsable du maintien de dossiers précis, de la coordination des processus administratifs et du soutien quotidien au Responsable du service et au Responsable de l’entrepôt. Nous recherchons un(e) professionnel(le) de l’administration expérimenté(e), capable de travailler de façon autonome, de prendre en charge ses responsabilités et nécessitant peu de supervision au quotidien. Ce poste exige un souci du détail exceptionnel, d’excellentes aptitudes organisationnelles, un bon jugement ainsi que la capacité de prioriser et de gérer plusieurs responsabilités simultanément tout en maintenant un haut niveau de précision et de professionnalisme dans un environnement dynamique.

Vous travaillerez exclusivement à partir de nos bureaux, en agissant comme une ressource administrative essentielle au bon fonctionnement des opérations quotidiennes de l’entreprise. Le poste implique des communications régulières avec les clients par téléphone et par courriel, ainsi qu’une collaboration étroite avec le personnel administratif, les techniciens de service, le Responsable de l’entrepôt et les visiteurs occasionnels afin d’assurer des opérations efficaces et bien organisées.

Responsabilités

• Créer, mettre à jour et assurer le suivi des appels de service et des commandes.
• Préparer, traiter et émettre les factures aux clients.
• Mettre à jour et maintenir les feuilles de suivi des services ainsi que les dossiers administratifs.
• Participer à la gestion et à la coordination de l’horaire quotidien des techniciens.
• Surveiller et gérer la boîte courriel générale de la réception.
• Répondre aux appels entrants, les filtrer et les acheminer de manière professionnelle.
• Maintenir un système de classement organisé pour les documents physiques et numériques.
• Préparer, emballer et expédier les colis sortants (jusqu’à 20 lb).
• Préparer les pièces et la documentation nécessaires pour les techniciens avant les interventions planifiées.
• Organiser et ranger les pièces reçues dans leurs emplacements désignés à l’entrepôt.
• Collaborer avec le Responsable du service et le Responsable de l’entrepôt afin de soutenir les opérations quotidiennes.
• Communiquer de façon professionnelle avec les clients par téléphone et par courriel concernant les demandes administratives et liées au service.
• Effectuer une saisie de données précise et maintenir les systèmes internes ainsi que les feuilles de calcul à jour.
• Veiller à ce que les documents administratifs, les bons de travail et les dossiers de service soient complets, exacts et remis dans les délais.
• Fournir un soutien administratif général afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau.

Exigences

• Bilinguisme complet en français et en anglais (à l’oral et à l’écrit) – obligatoire.
• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste administratif ou en administration de bureau.
• Capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique.
• Expérience en facturation, en planification et en coordination administrative.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps.
• Grande attention aux détails, professionnalisme et capacité d’adaptation.
• Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.
• Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel et Word).
• Capacité à soulever et transporter des colis pouvant peser jusqu’à 20 lb

Atouts (non obligatoires)

• Expérience avec SAP Business One.
• Expérience dans un environnement de service ou de service technique.
• Connaissance des principes de gestion d’inventaire ou d’organisation d’entrepôt.

Une formation interne limitée sera offerte (jusqu’à deux semaines), selon l’expérience du candidat retenu et sa capacité à assimiler rapidement les responsabilités du poste. Puisqu’il s’agit d’un poste administratif destiné à une personne expérimentée, le candidat retenu devra rapidement être en mesure de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.

Ce poste offre l’occasion d’évoluer dans un environnement de bureau dynamique et stimulant, où vous pourrez mettre à profit votre expertise administrative et organisationnelle tout en jouant un rôle essentiel dans les opérations quotidiennes de l’entreprise. Si vous aimez travailler de façon autonome, maintenir un environnement bien organisé et contribuer au succès d’une équipe collaborative, nous serions ravis de recevoir votre candidature.

About Advanced Brewing Systems

Advanced Brewing Systems is a Canadian supplier of specialty coffee and beverage equipment, providing commercial espresso machines, grinders, filtration systems, and technical support to cafés, restaurants, offices, and hospitality businesses. We combine technical expertise with hands-on customer service, offering equipment sales, installation, maintenance, and training. Our team works closely with clients to ensure reliable performance and exceptional coffee quality. With a dynamic showroom environment and an active presence in the field, we pride ourselves on delivering both strong product knowledge and personalized service.

Job Overview

We are seeking a reliable, highly organized, and detail-oriented Part-Time Permanent Office Administrator to join our team. This role focuses on supporting the daily administrative operations of the office while helping ensure the efficient coordination of our service department.

As an Office Administrator, you will be responsible for maintaining accurate records, coordinating administrative processes, and providing day-to-day support to the Service Manager and Warehouse Manager. We are looking for an experienced administrative professional who is confident working independently, takes ownership of their responsibilities, and requires minimal day-to-day supervision. This position requires exceptional attention to detail, outstanding organizational skills, sound judgment, and the ability to prioritize and manage multiple responsibilities while maintaining a high level of accuracy and professionalism in a fast-paced environment.

You will work exclusively from our office, serving as a key administrative resource while supporting the daily operations of the business. The role involves regular communication with customers by phone and email, as well as close collaboration with office staff, service technicians, the Warehouse Manager, and occasional visitors to ensure efficient and organized operations

Responsibilities

• Create, update, and maintain service calls and sales orders.
• Prepare, process, and issue customer invoices.
• Update and maintain internal service tracking sheets and administrative records.
• Assist in managing and coordinating the daily service calendar.
• Monitor and manage the company reception email inbox.
• Answer, screen, and direct incoming phone calls in a professional manner.
• Maintain organized filing systems for both physical and digital documentation.
• Prepare, pack, and ship outgoing packages (up to 20 lbs).
• Gather parts and required paperwork for service technicians prior to scheduled service calls.
• Organize and place incoming inventory into its designated warehouse locations.
• Coordinate with the Service Manager and Warehouse Manager to support daily operations.
• Communicate professionally with customers by phone and email regarding administrative and service-related inquiries.
• Perform accurate data entry and maintain up-to-date records across internal systems and spreadsheets.
• Ensure administrative documents, work orders, and service records are completed accurately and on time.
• Provide general administrative support to ensure the efficient day-to-day operation of the office.

Requirements

• Fully bilingual in English and French (spoken and written) – mandatory.
• Minimum 3 years of experience in an administrative or office administration role.
• Ability to prioritize and manage multiple tasks in a fast-paced environment.
• Experience with invoicing, scheduling, and administrative coordination.
• Excellent organizational and time management skills.
• Detail-oriented, professional, adaptable.
• Ability to work independently with minimal supervision.
• Strong communication and customer service skills.
• Proficiency in Microsoft Office (Outlook, Excel, and Word).
• Ability to lift and carry packages up to 20 lbs.

Assets (Not Required)

• Experience with SAP Business One
• Experience in a service or technical service environment.
• Familiarity with inventory or warehouse organization.

Limited in-house training will be provided (up to two weeks), depending on the successful candidate's experience and ability to learn the role. As this is an experienced administrative position, the successful candidate is expected to quickly become comfortable working independently with minimal supervision.

This position offers a dynamic, fast-paced office environment where you can apply your organizational and administrative expertise while playing a key role in the daily operations of the business. If you enjoy working independently, staying organized, and contributing to an efficient and collaborative workplace, we would love to hear from you.

Benefits

• On-site parking
• Work Location: In person