Adjoint(e) administratif(ve)

Adjoint(e) administratif(ve) – Gestion de patrimoine et services financiers

Lieu : Saint-Lambert, Québec

Poste : Temps plein

Expérience requise : Minimum 2 ans dans le domaine des services financiers À propos du poste

Nous sommes à la recherche d’une adjoint(e) administratif(ve) expérimentée dans le domaine des services financiers pour se joindre à notre cabinet situé à Saint-Lambert.

Notre pratique est principalement axée sur la gestion de patrimoine, les placements et la planification financière, ainsi que sur les besoins en assurance de personnes de notre clientèle.

Nous recherchons une personne organisée, autonome, professionnelle et surtout très à l’aise dans les communications avec les clients, autant par téléphone que par courriel.

Ce poste combine l'administration des dossiers financiers, le service à la clientèle et la gestion proactive de l'agenda du conseiller. La personne recherchée doit aimer parler aux gens et être à l'aise de prendre l'initiative d'appeler des clients et des clients potentiels.

Principales responsabilités

• Gestion des dossiers et soutien au conseiller
• Préparer et assurer le suivi des dossiers clients;
• Effectuer les suivis administratifs liés aux comptes de placement;
• Préparer la documentation nécessaire aux rencontres et aux transactions;
• Effectuer le suivi des transferts de placements entre institutions financières;
• Assurer le suivi des ouvertures de comptes, cotisations, retraits et autres demandes administratives;
• Effectuer les suivis auprès des compagnies de fonds, institutions financières et fournisseurs;
• Participer à la préparation et au suivi des dossiers d’assurance;
• Gérer les documents, signatures électroniques et dossiers clients;
• Maintenir les dossiers clients à jour;
• Participer à l’amélioration et à l’automatisation de nos processus administratifs.
• Gestion de l'agenda et communications clients

Une partie importante du poste sera consacrée à la gestion proactive de l'agenda du conseiller.

La personne sera notamment appelée à :

• Gérer et optimiser l'agenda du conseiller;
• Communiquer avec les clients afin de planifier leurs rencontres de suivi;
• Effectuer des rappels et des suivis téléphoniques;
• Recontacter les clients lorsqu'une action ou une rencontre est nécessaire;
• Coordonner les rendez-vous et assurer les confirmations;
• Maintenir un calendrier de suivis afin que les clients soient contactés au bon moment.
• Prise de rendez-vous avec de nouveaux clients

La personne devra également être très à l'aise au téléphone avec de nouvelles personnes.

Elle sera appelée à :

• Communiquer avec des clients potentiels et des références;
• Effectuer des appels de suivi auprès de prospects ayant démontré un intérêt pour nos services;
• Présenter brièvement et professionnellement notre cabinet et notre approche;
• Poser quelques questions afin de comprendre les besoins du client potentiel;
• Planifier une première rencontre avec le conseiller;
• Effectuer les relances nécessaires lorsqu'un prospect n'a pas encore pris rendez-vous.

Nous ne recherchons pas une approche de centre d'appels ou de vente sous pression. Nous cherchons plutôt quelqu'un qui possède une excellente approche relationnelle, qui est capable de créer rapidement un lien de confiance et qui est à l'aise de prendre le téléphone pour générer des rendez-vous.

Exigences

• Minimum de 2 années d'expérience dans les services financiers, idéalement en gestion de patrimoine, placements, fonds communs, valeurs mobilières, services bancaires ou assurance;
• Excellentes aptitudes de communication au téléphone;
• Être naturellement à l'aise pour appeler des clients et de nouveaux clients;
• Avoir une personnalité professionnelle, chaleureuse et dynamique;
• Être capable de prendre l'initiative plutôt que d'attendre qu'on lui indique chaque suivi à effectuer;
• Bonne compréhension des différents types de comptes et produits financiers : REER, CELI, FERR, REEE, comptes non enregistrés, etc.;
• Excellente capacité d'organisation et de suivi;
• Grande attention aux détails;
• Autonomie et sens des responsabilités;
• Facilité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Excellent service à la clientèle;
• Très bonne maîtrise du français parlé et écrit;
• Bonne aisance avec les outils informatiques et les environnements numériques.

Atouts importants

• Expérience comme adjointe auprès d'un conseiller financier, conseiller en placement ou gestionnaire de patrimoine;
• Expérience auprès d'un courtier en épargne collective, d'une firme de valeurs mobilières, d'une institution financière ou d'un cabinet de services financiers;
• Expérience en prise de rendez-vous, développement des affaires ou suivi de prospects;
• Permis ou formation dans le domaine des fonds communs, valeurs mobilières ou de l'assurance de personnes;
• Connaissance des processus de conformité liés aux services financiers;
• Expérience avec les plateformes de courtage et systèmes CRM;
• Expérience en assurance vie, invalidité ou maladies graves.

Une candidate détenant déjà des permis dans l'industrie financière sera particulièrement intéressante, mais ce n'est pas une exigence.

La personne que nous recherchons

Nous cherchons quelqu'un qui aime autant les gens que l'organisation.

Vous êtes probablement une excellente candidate si vous êtes le genre de personne qui :

• décroche facilement le téléphone plutôt que de toujours privilégier le courriel;
• aime parler aux clients et créer une relation avec eux;
• est à l'aise de contacter une personne qu'elle ne connaît pas encore;
• possède une belle énergie et inspire confiance au téléphone;
• aime avoir un agenda bien rempli et bien organisé;
• fait ses suivis sans qu'on ait constamment besoin de lui rappeler;
• remarque lorsqu'un document, une information ou un suivi manque;
• est à l'aise avec une clientèle professionnelle et fortunée;
• aime travailler dans une petite équipe où son travail a un impact concret;
• souhaite s'investir à long terme et évoluer avec une pratique en croissance.

Pourquoi vous joindre à nous?

Vous aurez l'occasion de travailler directement avec un conseiller dans une pratique en croissance, principalement orientée vers la gestion de patrimoine et l'accompagnement financier à long terme des clients.

Ce poste offre beaucoup plus qu'un rôle administratif traditionnel. Vous participerez directement à l'organisation de la pratique, à l'expérience client et au développement du cabinet.

Nous souhaitons bâtir une relation de travail durable avec notre future adjointe et lui permettre de prendre progressivement davantage de responsabilités selon ses compétences, son expérience et ses intérêts.

Pour postuler

Veuillez nous transmettre votre CV ainsi qu'un court message présentant votre expérience dans le domaine des services financiers.

Dans votre candidature, n'hésitez pas à préciser :

• les firmes ou institutions financières auprès desquelles vous avez travaillé;
• les plateformes et logiciels que vous connaissez;
• les permis ou formations que vous détenez;
• votre expérience en service à la clientèle et en prise de rendez-vous téléphonique.

Rémunération : 21,07$ à 31,37$ par heure

• Heures prévues : de 25.0 à 40.0 par semaine

Avantages

• Congés payés
• Stationnement sur place
• Lieu du poste : En présentiel