Analyste, gestion de documents

Lieu: Montréal, Québec, CA, H2Z 0C2

Toronto, ON, CA, M5J 2M2 À Alto, nous contribuons activement à la transformation de l'avenir du Canada grâce à notre projet de train à grande vitesse reliant Québec et Toronto. Avec le soutien du gouvernement du Canada, ce projet innovant vise à améliorer la qualité de vie de nos citoyens, à renforcer les liens entre les communautés et à stimuler la croissance économique.

Souhaitez-vous relever un défi stimulant et à fort impact? Nous recherchons un Analyste, gestion de documents. Ce poste peut être basé dans notre bureau de Toronto ou de Montréal.

Le rôle

Nous cherchons un Analyste, gestion de documents, orienté vers les détails, pour soutenir le contrôle, l'entretien et la distribution de la documentation de projet en utilisant des systèmes de gestion de documents électroniques (par exemple, Aconex, SharePoint). Ce poste joue un rôle clé dans la maintenance de l'intégrité des documents, l'activation de flux de travail efficaces et le respect des exigences contractuelles et de projet dans un environnement de projet dynamique.

Les responsabilités

Administrer, maintenir et optimiser les systèmes de gestion de documents (par exemple, Aconex, SharePoint) pour améliorer le suivi des documents, leur accessibilité, leur récupération, leurs rapports et l'efficacité des flux de travail.

Recevoir, enregistrer, télécharger, suivre, distribuer et maintenir la documentation et les dossiers de projet conformément aux procédures et conventions de nommage établies.

Assurer la qualité, l'intégrité, la traçabilité, la sécurité et l'accessibilité de la documentation de projet, y compris les dessins, les spécifications techniques, les contrats, les permis, la correspondance et autres dossiers de projet.

Gérer les flux de travail de documents électroniques, en veillant à ce que les documents soient examinés, approuvés, traités et distribués à l'interne et aux parties prenantes externes dans les délais établis.

Surveiller le respect des exigences contractuelles, des procédures de contrôle des documents et des politiques internes, en mettant en œuvre des actions correctives lorsque nécessaire.

Effectuer des revues de qualité de la documentation pour identifier les divergences, les doublons, les informations manquantes ou les non-conformités, et coordonner les actions correctives avec les équipes de projet.

Générer et maintenir les registres de documents, les journaux, les suivis, les rapports d'état, les rapports d'audit et les indicateurs de performance.

Allouer, gérer et maintenir la numérotation des documents de projet conformément aux normes et procédures établies.

Gérer les matrices de distribution de documents, les affectations RACI, les autorisations d'utilisateur et les contrôles d'accès.

Soutenir le développement, la mise en œuvre et l'amélioration continue des processus de contrôle des documents, des flux de travail, des modèles et des procédures pour améliorer l'efficacité du projet.

Collaborer avec les gestionnaires de projet, les ingénieurs, les consultants, les entrepreneurs et autres parties prenantes pour coordonner les activités de documentation et assurer la réalisation à temps des livrables.

Fournir une formation, des conseils et un soutien continu aux membres du personnel du projet sur les systèmes de contrôle des documents, les normes et les meilleures pratiques.

Aider les utilisateurs à utiliser efficacement les systèmes de gestion de documents et coordonner avec les administrateurs de systèmes ou les services informatiques pour résoudre les problèmes.

Effectuer d'autres tâches de contrôle des documents, de gestion des données, de reporting et d'administration de projet selon les besoins.

Les exigences

Études supérieures en gestion de l'information, administration des affaires ou discipline connexe, ou une combinaison équivalente d'éducation, de formation et d'expérience.

Minimum de 3 à 5 ans d'expérience pertinente en contrôle des documents, gestion des archives, administration de projet ou systèmes de gestion de documents.

Connaissance des principes de contrôle des documents et exposition à des environnements de gestion de projet, d'ingénierie, de construction ou de documentation technique.

L'expérience avec les systèmes de gestion de documents électroniques (EDMS) est considérée comme un atout.

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).

Connaissance de base des principes de gestion des archives, y compris le cycle de vie des documents, le contrôle des versions et les concepts de métadonnées.

Compréhension des terminologies d'ingénierie, des cadres contractuels et des environnements de livraison de projet est considérée comme un atout.

Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français.

Capacité à travailler dans un environnement de projet dynamique et à gérer des priorités concurrentes.

Compétences et compétences clés

Excellentes compétences en organisation et en priorisation avec la capacité de gérer plusieurs tâches et de respecter les délais.

Haute attention aux détails avec un fort accent sur la précision et la qualité du travail.

Excellentes compétences analytiques et de résolution de problèmes avec la capacité d'identifier et de résoudre les problèmes efficacement.

Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision tout en contribuant efficacement dans des équipes multidisciplinaires.

Excellentes compétences en coordination avec les parties prenantes avec la capacité de construire et de maintenir des relations de travail efficaces.

Capacité à interpréter et à appliquer de manière cohérente les procédures, les flux de travail, les normes et les exigences contractuelles.

Excellentes compétences en coordination et en suivi pour assurer la réalisation à temps des activités et des livrables.

Professionnalisme démontré, responsabilité, intégrité, discrétion et fiabilité.

Capacité à s'adapter à des priorités changeantes et à maintenir les performances sous pression.

Approche structurée, méthodique et orientée processus avec un accent sur l'amélioration continue.

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Nous travaillons pour créer des équipes performantes et diversifiées À Alto, nous croyons en la puissance des équipes diversifiées. Nous aspirons à fournir un environnement de travail inclusif et équitable où chacun peut se développer et s'épanouir. Alto offre des possibilités d'emploi égales à tous et invite les candidats qualifiés, indépendamment de leur identité, de leur origine ou de leur situation, à postuler.

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