Associé en comptabilité, FIN

Valeurs fondamentales de l'OACI : Intégrité, Professionalisme, Respect de la diversité.

Le contexte organisationnel

La Branche des Finances est responsable de la gestion des ressources financières de l'Organisation, du développement et de l'application des politiques, procédures et contrôles budgétaires, comptables et financiers. La Branche joue également un rôle clé dans la garde et la distribution des ressources financières, le suivi des dépenses et le renforcement de la conformité continue avec les Normes internationales de comptabilité du secteur public (NIPS). La Section des services comptables (SSC) et la Section des services financiers (SF) sont les deux sections sous la Branche des Finances.

La Section des services comptables (SSC) comprend trois unités : le Grand livre et les rapports, qui incluent le Trésor; les Comptes payables (CP); et les Comptes recevables (CR). La SSC est responsable de (i) le développement des systèmes comptables, y compris la formulation des politiques et procédures comptables; la maintenance des comptes (ii) la préparation des états financiers périodiques et de fin d'année; (iii) le calcul des échelles d'évaluation des États membres, et l'enregistrement des paiements et le suivi de l'état des évaluations des États membres, (iv) les investissements, la gestion bancaire, la gestion des espèces et des paiements, y compris les fournisseurs, les consultants, les avances de voyage et les réclamations, etc.; et (v) la préparation des documents de travail pour le Comité des finances, le Conseil et l'Assemblée pour les domaines liés à la SSC.

L'unité des comptes recevables est responsable de la réception et de l'enregistrement des contributions évaluées et des contributions pour les activités de projet, de la facturation mensuelle et de la réconciliation des comptes recevables. Le titulaire du poste rend compte au chef de l'unité des comptes recevables.

Principales fonctions et responsabilités

Fonction 1 (incl. résultats attendus)

Coordonne la réception, l'allocation et l'enregistrement des fonds liés au Développement des Capacités et à l'Implémentation (DCI), obtenant des résultats tels que :

• Traiter et enregistrer les fonds entrants dans les comptes de recettes et bancaires appropriés, en veillant à la complétude et à l'exactitude des enregistrements financiers.
• Examiner et réconciliationner les recettes avec la documentation de soutien pour assurer une allocation appropriée aux comptes de projet.
• Enquêter et résoudre les recettes non identifiées, en veillant à une allocation à temps à des comptes bénéficiaires corrects.
• Préparer et émettre des reconnaissances de réception aux représentants des donateurs à temps.
• Fonction 2 (incl. résultats attendus)

Administre les comptes recouvrables liés aux Délégations nationales, obtenant des résultats tels que :

• Préparer et émettre des factures mensuelles pour les coûts de fonctionnement et les services fournis aux Délégations, en veillant à l'exactitude et à la complétude.
• Enregistrer et surveiller les montants recouvrables dans le Grand livre, en veillant à des mises à jour et à des réconciliations à temps.
• Coordonner la réception des informations de coût de soutien des unités pertinentes pour assurer une facturation précise.
• Surveiller les soldes impayés et suivre les comptes recevables pour assurer un remboursement à temps.
• Émettre des relevés de compte et répondre aux requêtes des Délégations, en fournissant la documentation de soutien requise.
• Escalader les soldes impayés importants à la direction pour une action appropriée.
• Fonction 3 (incl. résultats attendus)

Administre la facturation et les comptes pour le Plan de prestations médicales de groupe (PPM) pour les retraités de l'OACI, obtenant des résultats tels que :

• Maintenir et mettre à jour les dossiers des membres du plan et les soldes de compte en coordination avec la Branche des Ressources humaines (BRH).
• Préparer et expédier la facturation annuelle, en veillant au recouvrement des dépenses du plan médical.
• Surveiller les soldes impayés et suivre les comptes impayés pour soutenir le recouvrement des coûts.
• Communiquer les soldes impayés à la BRH pour soutenir le contrôle de l'éligibilité des remboursements.

Contribuer aux améliorations des processus de facturation, y compris les améliorations et les initiatives d'automatisation des systèmes.

Fonction 4 (incl. résultats attendus)

Gère la facturation, le suivi et la réconciliation des comptes recevables, y compris les activités de recettes accessoires générées par les fonds (RAGF), obtenant des résultats tels que :

• Préparer et émettre des factures à temps pour les activités de RAGF, y compris les programmes de formation, les abonnements et les événements.
• Enregistrer et reconnaître les revenus conformément aux normes NIPS et aux politiques établies.
• Maintenir des enregistrements de comptes recevables exacts, en veillant à une classification appropriée et à la complétude des transactions.
• Surveiller les comptes recevables et suivre les soldes impayés pour soutenir une collecte de trésorerie efficace.
• Émettre des relevés de compte aux clients et escalader les comptes en retard pour une action ultérieure.
• Effectuer une réconciliation régulière des comptes recevables du Grand livre et des dossiers clients, y compris l'analyse de l'âge des créances.
• Fournir des conseils aux parties prenantes internes sur les processus de facturation et de comptes recevables.
• Fonction 5 (incl. résultats attendus)

Soutient la clôture de fin d'année, les activités d'audit et la continuité des opérations de comptes recevables, obtenant des résultats tels que :

• Valider et réconciliationner les soldes de comptes recevables pour leur inclusion dans les états financiers, en veillant à la conformité avec les NIPS.
• Préparer la documentation de soutien et répondre aux requêtes d'audit à temps et avec exactitude.
• Veiller à la complétion des activités de fin d'année dans les délais établis.
• Fournir un soutien de secours dans les fonctions de comptes recevables, y compris les évaluations recevables et les ventes de publications.
• Identifier et proposer des améliorations des processus de comptes recevables pour améliorer l'efficacité et les contrôles internes. Surveiller les mises à jour du système et contribuer à la rationalisation et à l'automatisation des processus de comptes recevables.
• Fonction 6 (incl. résultats attendus)

Effectue d'autres tâches connexes selon les affectations.

Qualifications et expérience

• Éducation
• Essentielles

Diplôme d'études secondaires ou équivalent, est requis.

Désirables

Diplôme d'études collégiales, y compris la réussite des cours en comptabilité et en traitement informatique.

Expérience professionnelle

• Une expérience minimale de six (6) ans en comptabilité.
• Expérience dans l'analyse des données et des rapports financiers.
• Expérience dans l'application et l'interprétation des règles et des réglementations financières.
• Langues
• Essentielles

Capacités de lecture, d'écriture et de parole fluides en anglais et en français.

Désirables

Connaissance de travail d'une deuxième langue de l'Organisation (arabe, chinois, russe, espagnol).

Langues

Essentielles

Capacités de lecture, d'écriture et de parole fluides en anglais.

Désirables

Connaissance de travail du français ou de l'espagnol.

Compétences

Professionalisme : Connaissance des systèmes comptables informatisés et de l'automatisation de bureau; aptitude pour le travail de chiffres nécessitant une précision. Montre de la fierté dans le travail et les réalisations; démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace dans la réalisation des engagements, le respect des délais et l'obtention des résultats; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; montre de la persévérance lorsqu'il est confronté à des problèmes ou des défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. S'assume la responsabilité d'incorporer les perspectives de genre et de veiller à la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines du travail.

Travail d'équipe : Travaille de manière collaborative avec les collègues pour atteindre les objectifs de l'organisation; sollicite l'avis en valorisant genuinely les idées et l'expertise des autres; est prêt à apprendre des autres; place l'agenda de l'équipe avant l'agenda personnel; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque de telles décisions ne reflètent pas entièrement sa position; partage le mérite des accomplissements de l'équipe et accepte la responsabilité conjointe des insuffisances de l'équipe.

Communication : Parle et écrit clairement et efficacement; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée; pose des questions pour clarifier, et montre un intérêt pour une communication à deux voies; adapte le langage, le ton, le style et le format pour correspondre à l'audience; démontre une ouverture à partager des informations et à informer les gens.

Planification et organisation : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues; identifie les activités et les affectations prioritaires; ajuste les priorités selon les besoins; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour compléter le travail; prévoit les risques et prévoit des contingences lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins; utilise le temps efficacement.

Responsabilité : S'assume toutes les responsabilités et honore les engagements; fournit les produits pour lesquels on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits; opère en conformité avec les réglementations et les règles de l'organisation; soutient les subordonnés, fournit un suivi et s'assume la responsabilité des affectations déléguées; s'assume personnellement la responsabilité de ses propres insuffisances et de celles de l'unité de travail, le cas échéant.

Orientation client : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées; surveille les besoins des clients.