Spécialiste des baux, transactions, administration et documentation (Bilingue FR/ANG)

RÉSUMÉ

Le spécialiste des baux, transactions, administration et documentation (bilingue), appuie l'administration, l'analyse, la documentation et la coordination d'un portefeuille national de biens immobiliers commerciaux. En travaillant étroitement avec les clients, les courtiers, les bailleurs, les conseillers juridiques et les parties prenantes internes, le titulaire offre un soutien en administration des baux, des services de documentation des baux bilingues et une gestion des transactions pour assurer des dossiers de baux précis, la conformité réglementaire, une prise de décision éclairée et des résultats de portefeuille réussis.

Le poste exige une forte connaissance des baux commerciaux, une acuité analytique et financière, une excellente attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement axé sur le client.

Administration et analyse des baux : extrait les termes clés des baux, soutient les paiements de loyer précis, réconcilie les facturations des bailleurs, prépare les rapports et analyses des profils de baux, et soutient les équipes des opérations et des transactions.

Documentation des baux bilingue : examine et rédige des documents de bail en français en utilisant des modèles approuvés par les clients pour assurer la précision, la cohérence et la conformité aux normes et exigences applicables.

Soutien aux transactions : applique la connaissance du portefeuille, la conscience du droit des contrats et les meilleures pratiques de l'immobilier commercial pour fournir un soutien à l'équipe de gestion des transactions et au client.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Administration des baux et soutien au portefeuille

• Maintenir des dossiers de baux, de propriétés, financiers et de bailleurs précis dans les systèmes d'administration des baux.
• Administrer les obligations des baux, les paiements de loyer, les coûts d'exploitation, les récupérations fiscales, les réconciliations et les exigences de conformité.
• Analyser les informations des baux, valider les facturations des bailleurs, identifier les écarts et recommander des actions correctives.
• Soutenir les améliorations du processus d'administration des baux, les rapports et les initiatives opérationnelles.
• Rédiger des rapports sur les livrables mensuels des comptes payables (AP).
• Créer des rapports et effectuer des analyses pour faire des recommandations aux parties prenantes à tous les niveaux.

Autres tâches assignées.

Documentation des baux

• Fournir des conseils sur les exigences et les meilleures pratiques de documentation bilingue.
• Soutenir l'équipe de documentation des baux avec la documentation relative aux baux en anglais et en français en utilisant des modèles et des normes approuvés.
• Assurer la précision, la cohérence et l'alignement entre les versions linguistiques de la documentation des baux.
• Identifier et résoudre les écarts, les omissions et les préoccupations de conformité dans la documentation.

Autres tâches assignées.

Transactions

• Soutenir les transactions de baux, y compris les renouvellements, les relocations, les expansions, les réductions, les résiliations et les nouvelles opportunités de location.
• Préparer des résumés de baux, des analyses financières, des rapports de transactions et des présentations pour les parties prenantes.
• Coordonner avec les courtiers, les bailleurs, les conseillers juridiques, les consultants et les équipes internes tout au long des cycles de vie des transactions.
• Soutenir les stratégies du portefeuille par la recherche de marché, l'analyse des baux et les recommandations d'optimisation des coûts.

Autres tâches assignées.

Compétences essentielles pour réussir

• Communication écrite et orale bilingue (anglais/français).
• Interprétation et analyse des baux commerciaux.
• Analyse des données, rapports et gestion des systèmes.
• Connaissance des réglementations immobilières et des pratiques du secteur.

Compétences sociales

• Attention aux détails : capacité à identifier les erreurs, les incohérences et les risques dans les documents de baux, financiers et juridiques.
• Pensée analytique : capacité à interpréter les informations, évaluer les alternatives et faire des recommandations éclairées.
• Résolution de problèmes : investigue de manière proactive les problèmes et développe des solutions pratiques.
• Organisation et gestion du temps : gère efficacement plusieurs transactions, échéances et priorités simultanément.
• Compétences de communication : communique des informations complexes de manière claire et professionnelle à des parties prenantes diversifiées.
• Gestion des relations : construit des relations de travail efficaces avec les clients, les bailleurs, les courtiers, les conseillers juridiques et les équipes internes.
• Adaptabilité et initiative : répond efficacement aux besoins changeants des clients et aux priorités commerciales évolutives.
• Orientation client : livre de manière constante un service précis, réactif et axé sur la valeur.

Connaissances et compétences

• Bilingue français/anglais requis, y compris une forte maîtrise écrite pour soutenir l'examen de la documentation des baux dans les deux langues.
• Diplôme universitaire, diplôme collégial ou certification professionnelle.
• 3 à 5 ans d'expérience dans l'immobilier commercial, l'administration des baux, la gestion des transactions ou une expérience connexe.
• Maîtrise démontrée de MS Excel, Word, Outlook et des systèmes d'administration des baux.

Licences et/ou agrément professionnel

• Préférablement, a, ou démontre un intérêt à obtenir, une licence immobilière dans la province assignée.
• L'agrément de gestionnaire immobilier (RPA) serait considéré comme un atout.

Il s'agit d'un poste à temps plein régulier avec une fourchette salariale de 63 397 $ à 79 246 $ par année. Le salaire de départ sera basé sur les compétences du candidat réussi, y compris mais sans s'y limiter, l'expérience, l'éducation et les performances liées à ce poste.

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