Responsable de la gestion des temps

Voici une traduction professionnelle en français :

• Effectuer quotidiennement le traitement de toutes les exceptions, notamment :

+ Traiter les demandes de congés payés (PTO) en fonction des soldes disponibles.

+ Traiter toutes les absences justifiées (p. ex. FMLA, congé autorisé [LOA]) et non justifiées, ainsi que les exceptions liées aux pauses-repas.

• S'assurer que toutes les exceptions sont réglées avant la génération du rapport d'heures supplémentaires (HS) destiné à l'équipe de gestion. Les exceptions liées aux heures supplémentaires seront traitées après la soumission du rapport d'heures supplémentaires par l'équipe de gestion.
• Mettre à jour les heures de quart et modifier les heures prévues avant le début des quarts afin de réduire les oublis de pointage, y compris lors des échanges de quarts et des remplacements.
• Assurer le suivi des dossiers d'assiduité, surveiller les retards, les absences, les pointages manqués nécessitant une saisie manuelle, etc.
• Veiller à ce que les formulaires de pointage manqué (Miss Punch Forms – MPF) soient remplis au besoin et complétés en totalité, incluant les signatures de l'employé et du gestionnaire de service (Duty Manager).
• S'assurer que le rapport quotidien des heures supplémentaires est reçu, complété et approuvé par le gestionnaire.
• Signaler aux planificateurs des effectifs (Workforce Planners) toute anomalie ou divergence de temps non autorisée.
• Transmettre au service de la paie les formulaires de pointage manqué (MPF), les formulaires de demande d'absence (Absence Request Forms – ARF) et les formulaires de divergence de paie.
• Coordonner avec le service de la paie pour toute documentation manquante (non reçue ou reçue après le traitement de la paie), les écarts de paie et les modifications d'horaires.
• Collaborer avec le service de la paie les lundis afin de s'assurer que le traitement de la paie et les rapports peuvent être exécutés une fois toutes les exceptions corrigées.
• Effectuer toute autre tâche confiée par le gestionnaire de la planification.

Qualifications et expérience

• Excellentes aptitudes en communication et en organisation.
• Attitude professionnelle et excellentes habiletés interpersonnelles.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler de façon autonome.
• Être âgé(e) d'au moins 18 ans.
• Détenir un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent.
• Maîtriser l'anglais à l'oral, à l'écrit et en lecture.
• Détenir un permis de conduire valide avec un bon dossier de conduite.
• Être capable de soulever confortablement des charges allant jusqu'à 30 lb (13,6 kg).
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.).
• Être en mesure de travailler selon les besoins opérationnels de l'entreprise.
• Faire preuve de disponibilité et de flexibilité pour travailler selon des quarts variables, y compris les fins de semaine et les jours fériés.