Adjointe exécutive aux ventes

• Opportunité temporaire à temps plein
• APERÇU

Relevant du Directeur des ventes, l’Adjoint(e) exécutif(ve) aux ventes fournit un soutien administratif et opérationnel de haut niveau au Directeur des ventes ainsi qu’à l’équipe des ventes. Cette personne est responsable de la coordination des activités administratives liées aux ventes, de la préparation de présentations et de rapports destinés à la direction, de la gestion des communications avec les clients et de la bonne exécution des activités commerciales. Le titulaire agit à titre de principal lien entre les équipes des ventes, du service à la clientèle et les clients, contribuant ainsi à l’efficacité globale de l’équipe commerciale.

Effectue toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat, conformément aux procédures et politiques internes de l’entreprise.

Responsabilités

• Fournir un soutien administratif complet au Directeur des ventes, notamment en gérant son agenda, en planifiant les réunions, en coordonnant les déplacements et en assurant le suivi des communications prioritaires.
• Assurer la coordination administrative des campagnes de ventes, en veillant au respect des échéanciers et au suivi des principaux livrables.
• Préparer des présentations professionnelles, des propositions, des rapports et d’autres documents d’affaires destinés aux rencontres avec les clients ainsi qu’aux présentations de la direction.
• Rédiger, réviser et distribuer des ententes clients, contrats, correspondances, présentations, mémos, lettres, formulaires et autres documents liés aux ventes, tout en assurant leur exactitude et leur confidentialité.
• Gérer les communications avec les clients au nom du Directeur des ventes, répondre aux demandes et coordonner les suivis appropriés.
• Organiser les rencontres avec les clients, les parties prenantes internes et les partenaires externes, notamment en préparant les ordres du jour, les documents de présentation et les comptes rendus, lorsque requis.
• Assurer le suivi et la mise à jour des rapports de ventes, des informations clients, des projets en cours et des principaux indicateurs de performance afin de soutenir la prise de décision.
• Participer à des projets spéciaux et à des initiatives interfonctionnelles en veillant au respect des échéanciers et des jalons établis.
• Développer et maintenir d’excellentes relations de travail avec les équipes du Service à la clientèle, des Ventes et les autres départements afin d’assurer une communication fluide et un service client de qualité.
• Représenter le département des ventes lors de rencontres avec les clients, de salons commerciaux, de conférences et d’événements de l’industrie, au besoin.
• Assurer la confidentialité des renseignements et faire preuve de discernement dans le traitement des dossiers sensibles.
• Identifier continuellement des occasions d’améliorer les processus administratifs et d’accroître l’efficacité des activités de ventes.
• Effectuer toute autre tâche ou projet spécial confié par son supérieur.

Qualifications ET compétences

• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale.
• Excellentes habiletés en relations interpersonnelles, fondées sur le respect, la diplomatie et le discernement.
• Attitude positive et capacité à demeurer calme dans les situations difficiles.
• Excellent sens de la planification, de l’organisation et de la gestion des priorités.
• Grande rigueur et souci du détail.
• Bon jugement et capacité à prendre des décisions appropriées.
• Esprit d’initiative et approche proactive.
• Capacité à gérer les situations urgentes ou particulières avec efficacité.
• Diplôme d’études collégiales ou formation postsecondaire en administration des affaires, administration de bureau, ventes ou dans un domaine connexe.
• Minimum de trois (3) à cinq (5) années d’expérience dans un rôle de soutien administratif exécutif ou de soutien à la haute direction, idéalement dans un environnement des ventes ou commercial.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement PowerPoint, Excel, Outlook et Word.
• Solides compétences en organisation et en coordination de projets, avec la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, avec un grand souci de la qualité et de la précision.
• Capacité à préserver la confidentialité et à faire preuve de discrétion dans le traitement d’informations sensibles.
• Approche professionnelle, orientée vers le service à la clientèle, proactive et dotée d’excellentes habiletés relationnelles.
• Une expérience auprès de membres de la haute direction ainsi que dans la coordination d’activités en lien avec les clients constitue un atout.

Note : Ce poste peut nécessiter des déplacements d’affaires.