Assistante de vente exécutive

• Emploi temporaire à temps plein

OVERVIEW

Sous la supervision du directeur des ventes, l'assistante de vente exécutive fournit un soutien administratif et opérationnel de haut niveau au directeur des ventes et à l'équipe de vente. Ce poste est responsable de la coordination de l'administration des ventes, de la préparation de présentations et de rapports à niveau exécutif, de la gestion des communications avec les clients et de l'exécution efficace des activités liées aux ventes. Le titulaire de ce poste sert de lien clé entre les ventes, le service à la clientèle et les clients, contribuant à l'efficacité globale de l'équipe commerciale.

Effectue toute autre tâche connexe demandée par le supérieur immédiat, conformément aux procédures et politiques internes.

RESPONSABILITIES

• Fournir un soutien administratif complet au directeur des ventes, y compris la gestion des calendriers, l'organisation de réunions, la coordination des arrangements de voyage et la priorisation des correspondances.
• Soutenir l'administration et la coordination des campagnes de vente, en veillant à leur exécution à temps et au suivi des livrables clés.
• Préparer des présentations, des propositions, des rapports et autres documents commerciaux pour les réunions avec les clients et les présentations internes.
• Rédiger, éditer et distribuer des accords clients, contrats, correspondances, présentations, mémos, lettres, formulaires et autres documents de vente, en veillant à leur exactitude et confidentialité.
• Gérer les communications avec les clients au nom du directeur des ventes, en répondant aux demandes et en coordonnant les actions de suivi appropriées.
• Organiser des réunions avec les clients, les parties prenantes internes et les partenaires externes, y compris la préparation des ordres du jour, des matériaux de présentation et des comptes rendus de réunion lorsque nécessaire.
• Surveiller et maintenir les rapports de vente, les informations sur les clients, les mises à jour de projet et autres indicateurs commerciaux pour soutenir la prise de décision.
• Assister à des projets spéciaux et à des initiatives interfonctionnelles, en veillant à respecter les échéances et les jalons de projet.
• Développer et maintenir des relations de travail efficaces avec l'équipe du service à la clientèle, l'équipe de vente et autres départements internes pour assurer une communication fluide et un soutien client.
• Représenter le département des ventes en participant à des réunions avec les clients, des salons professionnels, des conférences et des événements industriels lorsque nécessaire.
• Maintenir des informations confidentielles et exercer un bon jugement lors de la gestion de questions sensibles.
• Identifier en continu des opportunités pour améliorer les processus administratifs et augmenter l'efficacité de la fonction de vente.
• Effectuer d'autres tâches et projets spéciaux selon les besoins.
• BEHAVIOURS
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Démontre une excellente capacité de communication interpersonnelle, basée sur le respect, la diplomatie et la discernement.
• Démontre une attitude positive et la capacité de rester calme dans des situations difficiles.
• Démontre un bon sens de l'organisation et de la planification dans le travail.
• Démontre une rigueur et une attention aux détails.
• Capacité à exercer un bon jugement.
• Montre de l'initiative et est proactif.
• Capacité à gérer des situations urgentes et spéciales.

QUALIFICATIONS

• Diplôme collégial ou études postsecondaires en administration des affaires, administration de bureau, vente ou domaine connexe.
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience en tant qu'assistant administratif exécutif ou senior, de préférence dans un environnement de vente ou commercial.
• Maîtrise avancée des suites Microsoft Office, en particulier PowerPoint, Excel, Outlook et Word.
• Excellentes compétences en organisation et en coordination de projets, avec la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale avec une forte attention aux détails.
• Capacité à maintenir la confidentialité et à exercer la discrétion lors de la gestion d'informations sensibles.
• Professionnel, axé sur le client et proactif avec des compétences interpersonnelles exceptionnelles.
• Expérience en soutien aux dirigeants et en coordination des activités orientées client est un atout.

Ce poste peut nécessiter des déplacements d'affaires.