Spécialiste en conformité salariale

CPP Clinics est un fournisseur de services médicaux esthétiques de premier plan, offrant des traitements innovants dans plusieurs medspas sous l'ombrelle CPP. Nous nous engageons à offrir une expérience exceptionnelle aux patients et des résultats remarquables, en utilisant des technologies avancées et des soins personnalisés.

Le spécialiste en conformité salariale soutient l'administration des inscriptions fiscales multi-étatiques, la documentation des employés et la gestion des données HRIS. Ce poste est responsable de la maintenance des comptes fiscaux des employeurs, du soutien aux processus de documentation des employés, de la surveillance des exigences de conformité et de l'assurance de données précises sur la main-d'œuvre dans les systèmes HRIS et salariaux.

Le candidat idéal est très organisé, attentif aux détails et capable de gérer plusieurs processus administratifs et de conformité dans un environnement multi-étatique à rythme accéléré.

Devoirs et responsabilités essentiels

Administration de la conformité fiscale des états

• Rechercher les exigences des agences fiscales fédérales, étatiques et locales et recueillir les informations nécessaires pour les inscriptions, les mises à jour et les activités de conformité.
• Traiter les inscriptions fiscales des employeurs pour les nouvelles entités, les acquisitions et les emplacements.
• Maintenir les comptes fiscaux des employeurs, y compris les numéros de compte, les identifiants d'accès en ligne, les contacts des agences et les dossiers d'inscription.
• Maintenir les dossiers de conformité fiscale, la documentation de soutien et les dossiers de compte.
• Maintenir les calendriers de conformité fiscale et les échéances de dépôt.
• Assister à la maintenance des comptes de chômage, de retenue, de handicap, de congé payé et de taxe locale.
• Soumettre les mises à jour de compte, les changements d'adresse, les changements de propriété, les réactivations de compte et les fermetures de compte selon les besoins.
• Surveiller les avis fiscaux reçus des agences étatiques et locales et coordonner les actions appropriées.
• Assister à la correspondance des agences, aux demandes d'informations et aux enquêtes fiscales.
• Soutenir les audits fiscaux et fournir la documentation et les dossiers demandés.

Administration de la documentation des employés

• Maintenir les modèles, les bibliothèques et le contrôle de version des documents d'emploi.
• Préparer, maintenir et distribuer les documents liés à l'emploi, y compris les lettres d'offre, les accords d'emploi, les avis de changement de rémunération, les reconnaissances de politique, les accords de commission et autres documents de la main-d'œuvre.
• Soutenir les processus de documentation pour l'embauche, les changements d'état des employés, les changements de rémunération et le départ à la retraite.
• Suivre la complétion, la collecte et l'exécution des documents requis des employés.
• Maintenir les dossiers électroniques des employés et les systèmes de gestion de documents.
• S'assurer que les dossiers des employés sont maintenus conformément aux politiques de l'entreprise, aux exigences de conservation des dossiers et aux réglementations applicables.
• Effectuer des audits routiniers des dossiers des employés et de la documentation pour s'assurer de leur exactitude, de leur complétude et de leur conformité.

Soutien en conformité et HRIS

• Surveiller les emplacements de travail des employés, les juridictions fiscales et les données de la main-d'œuvre pour s'assurer de la conformité avec les exigences fédérales, étatiques et locales.
• Suivre les échéances de conformité, les exigences de rapport et les obligations réglementaires.
• Assister à la maintenance HRIS, aux mises à jour des données des employés, aux audits de système, aux rapports et aux initiatives de cohérence des données.
• Examiner les dossiers des employés, les données salariales, les configurations fiscales et les informations HRIS pour leur exactitude, leur complétude et leur conformité.
• Identifier la documentation manquante et coordonner sa complétion avec les employés, les gestionnaires et les parties prenantes internes.
• Maintenir les journaux de conformité, les suivis, les rapports et les dossiers électroniques des employés.
• Organiser et maintenir la documentation fiscale, de conformité et des employés conformément aux politiques de l'entreprise et aux exigences de conservation des dossiers.
• Répondre aux enquêtes internes concernant les dossiers des employés, les comptes fiscaux, la documentation de conformité et les données HRIS.
• Collaborer avec les équipes de Paie, de Comptabilité, de Recrutement du Talent et des Opérations pour soutenir les activités de conformité de la main-d'œuvre.
• Soutenir les audits de paie, les revues de conformité, les rapports réglementaires et autres initiatives liées à la conformité.
• Assister aux acquisitions, aux mises en œuvre de systèmes et aux projets de nettoyage de données.
• Participer aux efforts d'amélioration des processus conçus pour améliorer la conformité, la précision des rapports, l'efficacité opérationnelle et l'intégrité des données.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales ou universitaires préférable.
• 2 ans ou plus d'expérience dans la paie, les ressources humaines, la conformité fiscale, l'administration HRIS ou un domaine connexe.
• Expérience de travail avec des employeurs multi-étatiques préférable.
• Connaissance de travail des processus de documentation et de conformité des employés.
• Expérience avec les systèmes HRIS et salariaux.
• Forte attention aux détails et compétences organisationnelles.
• Maîtrise de Microsoft Excel et des outils de reporting.
• Capacité à gérer plusieurs projets et échéances simultanément.