Coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes

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Sous la direction du supérieur immédiat, la personne titulaire du poste fournit un soutien administratif et de secrétariat pour les activités liées à l’administration et aux affaires étudiantes. Elle contribue au bon fonctionnement des opérations de l’unité. Elle est responsable de la gestion des documents et des dossiers de l’unité, agit comme personne-ressource en matière de politiques et de procédures, et coordonne les activités liées à l’admission, aux examens, à l’inscription et à la diplomation. Elle conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Elle révise également les documents afin d’en assurer l’exactitude linguistique et administrative, et administre les comptes de l’unité.

Principales responsabilités et tâches

Le ou la coordonnateur(trice) des affaires administratives et étudiantes assure un soutien administratif aux programmes de premier cycle et de cycles supérieurs, notamment au directeur des études supérieures, à divers comités, aux étudiants actuels, à l’agent des affaires étudiantes ainsi qu’aux candidats potentiels. Les principales responsabilités comprennent :

• Agir à titre de personne-ressource concernant les politiques et procédures académiques et administratives. Résoudre les problèmes relevant de son champ de responsabilité. Consulter la documentation pertinente et collaborer avec les ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de fournir de l’information sur des questions diverses et complexes.
• Recevoir les étudiants et leur fournir des renseignements détaillés et des explications. Contrôler les inscriptions aux cours. Participer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription liés aux cours et aux programmes. Remplir et approuver les formulaires relatifs aux changements de cours ou de programme, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires ainsi qu’aux programmes de résidence et de stage.
• Aider les étudiants concernant les équivalences, la reconnaissance de cours suivis dans d’autres établissements, les transferts de crédits et les statuts probatoires. Préparer et vérifier les dossiers.
• Coordonner le processus de candidature aux prix, bourses et bourses d’études supérieures. Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les procédures et les échéances. Vérifier l’exhaustivité des dossiers étudiants et assurer, au besoin, le lien avec le processus d’admission.
• Veiller au respect des échéances relatives aux réunions de comité, aux cours et aux autres exigences académiques. Maintenir la base de données MyProgress à jour. Conseiller les étudiants concernant leurs dossiers, résoudre les problèmes et veiller à l’application des règlements et échéances académiques. Fournir de l’aide et des conseils sur les cours, programmes et ressources étudiantes appropriés.
• Agir comme personne-ressource pour les étudiants en situation de détresse ou de difficulté. Leur fournir de l’orientation conformément aux protocoles départementaux ou universitaires établis et les référer, au besoin, aux ressources et services appropriés du campus (Wellness Hub).
• Veiller à ce que les messages de la liste de diffusion GRADPROG soient transmis aux publics concernés.
• Préparer les horaires et coordonner les réservations de salles. Organiser l’horaire des séminaires, des cours de cycles supérieurs et des examens. Préparer les calendriers de cours.
• Mettre à jour, préparer et coordonner la publication de documents tels que les brochures promotionnelles, les guides du département, le bulletin annuel destiné aux nouveaux étudiants admis ainsi que les rapports annuels, y compris la mise à jour des pages Web.
• Organiser les réunions du Comité des affaires des études supérieures, communiquer avec les participants et réserver les salles. Participer à la préparation des ordres du jour, assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions relevant de son champ de responsabilité. Participer aux séances d’information offertes par la Graduate and Postdoctoral Studies (GPS).
• Coordonner les processus administratifs liés aux examens doctoraux de synthèse, aux soutenances orales ainsi qu’au dépôt des mémoires et thèses.
• Vérifier et compiler les notes. Coordonner la transmission des résultats, les demandes de révision de notes et les examens différés. Vérifier et corriger les relevés de notes.
• Identifier et vérifier les dossiers des étudiants finissants. Préparer les formulaires de demande de diplôme et les listes des diplômés. Produire, au besoin, des lettres départementales confirmant le statut d’un étudiant.
• Coordonner l’organisation d’activités destinées aux étudiants des cycles supérieurs telles que : les séances d’accueil de l’automne; les rencontres du directeur avec les nouveaux étudiants et les étudiants de retour (automne et hiver); le barbecue d’accueil; l’atelier sur l’intégrité académique; les séminaires de recherche en cours; les célébrations de soutenance de thèse; la retraite annuelle de recherche aux cycles supérieurs.
• Appuyer également l’agent des affaires étudiantes dans les activités de recrutement, notamment les journées portes ouvertes.
• Produire des rapports et des statistiques concernant le programme d’études supérieures.

*La liste ci-dessus est représentative des principales fonctions du poste et ne constitue pas une énumération exhaustive des tâches pouvant être accomplies.*

Compétences et aptitudes requises

Orientation marquée vers le service à la clientèle. Capacité démontrée à interagir efficacement avec des employés de tous les niveaux et avec les étudiants. Excellentes aptitudes d’écoute, d’analyse de problèmes et d’accompagnement des étudiants. Capacité démontrée à transmettre et recevoir de l’information avec exactitude. Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéances. Capacité à identifier et à améliorer les processus administratifs (atout). Aptitude à travailler de façon autonome et en équipe. Grande attention aux détails. Excellentes compétences en révision et correction de documents, notamment en orthographe, grammaire et ponctuation. Capacité à rédiger des procès-verbaux.Maîtrise de l’environnement PC et des outils suivants : bases de données spécialisées; logiciels de traitement de texte; tableurs; logiciels de présentation; maintenance de sites Web; Banner; SIS; courrier électronique; Internet. Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

Ce que mcgill offre

• En tant que l’un des meilleurs employeurs de Montréal, McGill offre :
• Un régime complet d’avantages sociaux (santé, soins dentaires, assurance vie) *(si admissible)*.
• Un régime de retraite à cotisations déterminées avec contribution de l’employeur pouvant atteindre 10 % *(si admissible)*.
• Un REER collectif et un compte d’épargne libre d’impôt (CELI).
• Une politique de vacances concurrentielle.
• Deux (2) journées personnelles.
• Deux (2) congés mobiles.
• Neuf (9) « vendredis d’été » rémunérés entre la Saint-Jean-Baptiste et la Fête du Travail.
• Congés rémunérés durant la période des Fêtes en décembre.
• Exemption des frais de scolarité pour les employés réguliers et leurs personnes à charge.
• Jusqu’à deux (2) journées de télétravail par semaine lorsque la nature du poste le permet.

Important

Avant de soumettre votre candidature, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé(e) à travailler au Canada et être disposé(e) à travailler au Québec sur le campus où le poste est situé.

Connaissance de l’anglais

L’Université McGill est une université anglophone où les fonctions quotidiennes peuvent nécessiter des communications en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau requis pour ce poste a été évalué au niveau 4 (qualificatif) sur une échelle de 0 à 4. Pour consulter la définition des niveaux de compétence linguistique, veuillez vous référer à la documentation de l’Université McGill.

Formation et expérience minimales requises

DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariatSalaire horaire : (AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65Heures par semaine : 33.75 (Temps plein)Superviseur : Student Affairs OfficerDate de fin de l’emploi (le cas échéant) : 2027-07-19Date limite pour postuler : 2026-08-06*L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,* *accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.*