Coordonnateur des affaires étudiantes et administratives

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Sous la direction du supérieur immédiat, fournit un soutien administratif et secrétarial pour les activités des affaires étudiantes et administratives. Participe à l'assurance du bon fonctionnement des opérations de l'unité. Responsable des documents et des dossiers de l'unité. Agit comme ressource pour les politiques et procédures. Coordonne les activités liées à l'admission, aux examens, à l'inscription et à la graduation. Conseille les étudiants et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Édite les documents pour la grammaire et l'exactitude. Gère les comptes de l'unité.

Principales tâches et responsabilités:

Le coordonnateur des affaires étudiantes et administratives fournit un soutien administratif aux programmes de premier et de deuxième cycle, y compris le directeur du programme de deuxième cycle, divers comités, étudiants actuels, responsable des affaires étudiantes ainsi qu'aux candidats potentiels. Les tâches les plus importantes sont listées ci-dessous.

• Agit comme ressource concernant les politiques et procédures académiques et administratives. Résout les problèmes dans le domaine de responsabilité. Consulte la documentation pertinente et communique avec les personnes ressources internes et externes appropriées pour obtenir et fournir des informations sur des questions diversifiées et complexes.
• Reçoit et fournit des informations détaillées et des explications aux étudiants. Contrôle l'inscription aux cours. Participe à l'organisation des admissions et des inscriptions. Prépare, examine et vérifie les dossiers d'admission et d'inscription liés aux cours et aux programmes. Complète et approuve les formulaires concernant les changements de cours ou de programmes, l'inscription interdépartementale ou interuniversitaire, et les programmes de résidence et de stage.
• Assiste les étudiants en matière d'équivalences, de reconnaissance de cours d'autres institutions, de transfert de crédits, et de statut probatoire. Prépare et vérifie les dossiers.
• Coordonne le processus de candidature pour les prix, bourses et bourses de recherche. Distribue les formulaires de candidature et fournit des informations sur les procédures et les délais. Vérifie que les dossiers des étudiants sont complets et, le cas échéant, assure le lien nécessaire avec le processus d'admission.
• S'assure que les étudiants sont à jour avec les réunions de comité, les cours et autres délais académiques. Met à jour la base de données MyProgress en conséquence. Conseille les étudiants en relation avec leurs dossiers. Résout les problèmes. S'assure de l'application des réglementations et des délais académiques. Fournit de l'assistance et offre des conseils aux étudiants, le cas échéant, sur les cours, les programmes et les ressources étudiantes pertinents.
• Ressource pour les étudiants en difficulté et/ou confrontés à des difficultés. Responsable de leur fournir des conseils, en suivant les protocoles départementaux ou universitaires établis en fonction de la nature de la difficulté et en les orientant vers les ressources et services appropriés sur le campus (Wellness Hub) si nécessaire.
• S'assure que les messages du Listserv GRADPROG atteignent le public approprié.
• Prépare les horaires et réserve les salles pour l'unité. Prépare les horaires pour les séminaires, les cours de deuxième cycle et réserve les examens pour l'unité. Prépare les calendriers de cours.
• Met à jour, prépare et coordonne la publication de documents tels que les brochures publicitaires, les manuels départementaux, le bulletin annuel pour les nouveaux étudiants admis à utiliser comme ressource, et les rapports annuels, y compris la maintenance et la mise à jour des pages web.
• Planifie les réunions du Comité des affaires de deuxième cycle, contacte les participants et réserve les salles de réunion. Assiste à la préparation de l'ordre du jour. Participe aux réunions, prend des notes et suit les décisions dans le domaine de responsabilité. Participe aux sessions d'information données par le GPS.
• Coordonne les processus administratifs liés aux examens oraux et écrits de deuxième cycle, ainsi qu'à la soumission de thèses et de mémoires.
• Vérifie et compile les notes. Coordonne la soumission des notes et les demandes de révision des notes ainsi que les examens différés. Vérifie et corrige les relevés de notes.
• Identifie et vérifie les dossiers des étudiants diplômés. Prépare les formulaires demandant les diplômes et les listes des étudiants diplômés. Délivre les lettres du département confirmant le statut d'un étudiant si nécessaire.
• **Coordonne les arrangements pour les événements des étudiants de deuxième cycle tels que l'Orientation en automne, la Réunion du président avec les nouveaux et les étudiants de retour (automne et hiver), le BBQ d'Orientation, l'Atelier sur l'intégrité académique, les Séminaires de recherche en cours, les célébrations de soutenance de thèse et le Retraite annuelle de recherche en deuxième cycle. Assiste le responsable des affaires étudiantes dans le recrutement.