Coordinateur, opérations d'équipe, division du Québec

Titre du poste: Coordinateur, opérations d'équipe, division du Québec

Temps plein, contrat

Lieu: Montréal, Québec

Rapporte à: Directeur exécutif, opérations, Québec, et accessibilité I. Champ et résumé des principales responsabilités

Le coordinateur, opérations d'équipe, division du Québec, s'assure du bon fonctionnement administratif, logistique et programmatique des opérations de la division du Québec de la CNIB. Rapporte au directeur exécutif, le coordinateur est un point de soutien principal pour le directeur exécutif et le personnel du Québec, tout en contribuant à rendre le Centre communautaire de la CNIB un endroit accueillant pour les participants, les bénévoles et le personnel. Le coordinateur aide à promouvoir une culture inclusive, soutient les hauts standards de service à la clientèle et aux clients, et favorise l'engagement des bénévoles à travers les opérations du Québec.

Ce poste exige un niveau élevé d'expertise en service à la clientèle, de précision, de confidentialité, de jugement et de diplomatie dans le travail avec le personnel, les bénévoles et les participants à tous les niveaux de l'organisation.

II. Fonctions essentielles

Le poste comprend, mais n'est pas limité aux responsabilités générales suivantes:

Opérations et administration

• Effectuer et coordonner les responsabilités programmiques, opérationnelles, administratives et logistiques de la division du Québec et de son Centre communautaire.
• Contribuer à rendre le Centre communautaire un endroit accueillant pour les participants, les bénévoles et le personnel, en participant régulièrement au calendrier de travail du personnel local du Centre.
• Apporter une assistance aux membres du personnel du programme, aux bénévoles et aux participants dans la mise en œuvre des programmes communautaires de la CNIB.
• Apporter un soutien administratif au directeur exécutif, aux gestionnaires et aux responsables de programme, y compris la rédaction, le tri, la distribution et l'envoi de correspondances et de documents routiniers, à l'intérieur, à l'équipe nationale et à l'extérieur, y compris le courrier sortant et les colis de messagerie.
• Préparer des rapports, traiter des données et rédiger et distribuer des ordres du jour et des procès-verbaux de réunion, selon les besoins.
• Coordonner la logistique des réunions d'équipe, qu'elles soient virtuelles ou en personne, y compris la planification autour de la disponibilité, la circulation des ordres du jour et la préparation de la salle ou de la plateforme.
• Traiter et coder les factures et préparer les rapports de dépenses dans le système approprié.
• Traiter et déposer les fonds pour les comptes à recevoir et la gestion des dons.
• Commander et maintenir un inventaire des fournitures de bureau, des fournitures de bureau et des matériaux promotionnels, et effectuer des achats quotidiens pour le bureau.
• Coordonner les demandes de maintenance pour les locaux et les équipements informatiques, et fournir des clés de bâtiment et des codes de sécurité au personnel et aux locataires, selon les besoins, en complétant et en archivant les documents nécessaires électroniquement.
• Agir comme intermédiaire entre les fournisseurs et l'équipe de gestion.
• Suivre les absences des membres de l'équipe et leur couverture, et mettre à jour le centre d'appels.
• S'assurer de la bonne gestion de la base de données Salesforce et des répertoires de contacts, y compris les listes de diffusion; les enregistrements des membres, des partenaires, des ressources, des participants et des bénévoles; les inscriptions aux programmes; les heures de service des bénévoles; la fréquentation des programmes; et les rapports et enquêtes pour la gestion, les bailleurs de fonds et les responsables de programme, selon les demandes.
• Accompagner l'équipe lors de certains voyages liés au travail, selon les besoins.
• III. Qualifications

Exigences en matière de connaissances et de compétences

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
• Une approche orientée vers le client et attentive aux détails.
• Maîtrise de Microsoft Office et Office 365, et expérience de travail dans un environnement de base de données ou de CRM, y compris les requêtes.
• Excellentes compétences en organisation et en planification, avec la capacité de coordonner de grandes quantités de matériaux et de travailler à des échéances concurrentes ou conflictuelles.
• Capacité à traiter de manière tactique et diplomatique les situations ou les individus difficiles, et à travailler sous pression.
• Bonnes compétences en ... et en réseautage avec une variété de parties prenantes.
• Connaissance des normes et des meilleures pratiques en matière d'accessibilité est un atout.

Expérience et éducation

• Certificat, diplôme ou diplôme d'études supérieures dans un domaine connexe, ou expérience équivalente dans le domaine.
• Deux ans ou plus d'expérience en administration, soutien exécutif, service à la clientèle ou livraison de services, de préférence dans une organisation caritative ou à but non lucratif.
• Expérience en engagement des bénévoles est un atout.
• Expérience personnelle ou professionnelle en lien avec la cécité et la perte de la vision est considérée comme un atout.

Langue

• La bilinguisme en français et en anglais, parlé et écrit, est requis.

Environnement de travail

• Le lieu de travail quotidien est basé sur le Centre communautaire de Montréal.
• Disponibilité à travailler des heures flexibles, y compris la participation occasionnelle à des programmes ou événements du week-end ou du soir.
• Capacité à voyager indépendamment dans les communautés du Québec, avec certains voyages dans la province et, occasionnellement, au-delà, selon les besoins.
• Accès à un véhicule et la capacité de conduire est considérée comme un atout fort.

La CNIB s'engage à accommoder les candidats ayant des handicaps et travaillera avec les candidats qui demandent des accommodations à tout moment du processus de recrutement.