Agent.e administratif.ve, classe 1 - secteur secrétariat

Fonctions spécifiques

• Gestion complète de la garde en relevant toutes les interpellations d’usagers par courriel, par téléphone et en présence;
• Relever la boîte commune de courriel des commissaires fréquemment et quotidiennement;
• Tenir à jour l'agenda du commissaire adjoint aux plaintes et à la qualité des services;
• Effectuer la prise de courriels de la boîte générale des plaintes, la prise d'appels et dépouiller le courrier de son secteur;
• Procéder à l’ouverture des dossiers de plaintes dans les systèmes informatiques (SIGPAQS);
• Rédiger et corriger les documents de correspondances nécessaires au traitement des plaintes;
• Assister aux rencontres d’équipe rencontres entre le personnel de soutien exclusivement lorsqu'il y a lieu et effectuer les procès-verbaux ainsi que les suivis nécessaires;
• Gérer les dossiers administratifs, la classification et l’archivage de dossiers;
• S'assurer de la disponibilité des fournitures de bureau;
• Exécuter toute autre tâche demandée par son supérieur immédiat.