Assistant(e) administratif(ve) / Administrateur(trice) de bureau à temps partiel

À propos du poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) / administrateur(trice) de bureau hautement organisé(e), proactif(ve) et de confiance pour soutenir le propriétaire d'une entreprise en croissance. Il s'agit d'un poste en bureau qui nécessite quelqu'un qui aime porter plusieurs chapeaux, gérer les responsabilités administratives quotidiennes et aider à maintenir le bon fonctionnement des opérations commerciales.

Le candidat idéal est attentif(ve) aux détails, ingénieux(se), professionnel(le) et capable de gérer des informations confidentielles avec discrétion. Aucune journée n'est la même, ce qui en fait une excellente opportunité pour quelqu'un qui prospère dans un environnement dynamique.

Responsabilités

• Assistance exécutive et personnelle
• Gérer les calendriers, les rendez-vous et la planification
• Coordonner les réunions et préparer les documents de réunion
• Trier et prioriser les courriels et les appels téléphoniques
• Organiser les voyages, les hébergements et les itinéraires selon les besoins
• Préparer les correspondances, les rapports, les présentations et les documents
• Effectuer des recherches et rassembler des informations pour les initiatives commerciales
• Gérer les informations confidentielles avec professionnalisme
• Aider avec les tâches personnelles et les projets spéciaux lorsque nécessaire
• Administration de bureau
• Maintenir un environnement de bureau organisé
• Commander les fournitures de bureau et gérer l'inventaire
• Organiser les systèmes de classement numérique et physique
• Coordonner les courriers entrants et sortants et les services de messagerie
• Préparer les factures, les rapports de dépenses et l'assistance comptable de base
• Aider à la préparation des documents et à la tenue des dossiers
• Soutenir les documents d'embauche et l'administration des ressources humaines
• Coordonner les fournisseurs, les prestataires de services et la maintenance du bureau
• Soutien aux affaires
• Aider à la coordination des projets et au suivi
• Maintenir les bases de données CRM et de l'entreprise
• Aider à organiser les événements et les réunions de l'entreprise
• Suivre les éléments d'action et s'assurer que les échéances sont respectées
• Soutenir les communications marketing, les médias sociaux ou les clients selon les besoins
• Fournir un soutien administratif général dans le cadre de plusieurs initiatives commerciales

Qualifications

• Bilingue français/anglais
• 2 ans ou plus d'expérience dans un rôle administratif, d'assistant exécutif ou d'administration de bureau
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais
• Les compétences en français sont considérées comme un atout fort
• Niveau élevé de professionnalisme et de discrétion
• Excellente attention aux détails
• Capacité à multitâcher et à prioriser les responsabilités changeantes
• Automotivé(e) avec des capacités exceptionnelles de résolution de problèmes

Expérience avec

• Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Google Workspace
• Outils de gestion des calendriers
• Zoom et Microsoft Teams
• Logiciels de comptabilité de base (QuickBooks ou similaire est un atout)
• Canva et plateformes de médias sociaux (atout)

Ce que nous recherchons

• Le candidat idéal sera :
• Hautement fiable et de confiance
• Organisé(e) et attentif(ve) aux détails
• Amical(e) et professionnel(le)
• Proactif(ve) et capable de prévoir les besoins
• À l'aise de travailler de manière indépendante
• Adaptable dans un environnement dynamique
• Positif(ve) avec une attitude "can-do"

Horaires

• À temps partiel (environ 20 à 25 heures par semaine)
• Lundi au vendredi
• Heures de la journée flexibles
• Poste en bureau situé à Montréal, Québec

Ce que nous offrons

• Horaire de travail à temps partiel flexible
• Environnement de travail soutien et collaboratif
• Opportunité de travailler directement avec le propriétaire de l'entreprise
• Variété de responsabilités avec des opportunités d'apprentissage et de croissance
• Rémunération horaire compétitive
• Possibilité d'augmenter les heures de travail à mesure que l'entreprise grandit

Avantages

• Vêtements décontractés
• Horaire flexible
• Stationnement sur place
• Lieu de travail : En personne